การวางแผนการประชุมของ บริษัท

ขอแสดงความยินดี! บริษัท ของคุณจะจัดประชุมสำหรับกลุ่มพนักงานที่ได้รับการคัดเลือกจากทุกระดับของ บริษัท CEO ได้ให้ความสำคัญกับ Project Manager ในการจัดงาน เคล็ดลับและแผนโครงการตัวอย่างแสดงให้เห็นถึงวิธีการหนึ่งที่ Project Manager สามารถใช้ในการจัดทำแผนโครงการสำหรับการประชุมของ บริษัท หรือโครงการที่มีความซับซ้อนคล้ายคลึงกัน

Pre-Plan the Project

ขั้นตอนแรกของคุณคือการวางแผนแผน

คุณเริ่มจากการพูดถึงเหตุการณ์กับผู้มีส่วนได้เสีย ถ้าสิ่งนี้เกิดขึ้นในปีที่แล้วสิ่งที่ถูกต้อง? เกิดอะไรขึ้น? ใครเป็นคนจัดการโครงการและสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในปีนี้ได้หรือไม่? ตั้งแต่ CEO ได้รับมอบหมายโครงการให้คุณสิ่งที่เขา / เธอต้องการออกจากงาน? งานจะมีขึ้นเมื่อไหร่? ที่ไหน? งบประมาณคืออะไร?

รวบรวมข้อมูลให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ นี่จะเป็นโครงกระดูกที่คุณสร้างแผนโครงการ

สร้างทีม

คุณต้องการทรัพยากรอื่น ๆ เพื่อให้โครงการนี้ประสบความสำเร็จ? มีผู้คนในแผนกอื่น ๆ ที่สามารถช่วยคุณสร้างความสำเร็จนี้ได้หรือไม่? คุณต้องทำอะไรเพื่อขอความช่วยเหลือ คุณสามารถถามหรือต้องการได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการจากเจ้านายหรือไม่? คุณต้องการเวลาเท่าไรจากพวกเขา? คุณต้องการทักษะเฉพาะอะไรในการให้? คนอื่นสามารถให้ทักษะนั้นได้หรือไม่ถ้าคนที่คุณต้องการไม่สามารถใช้งานได้?

เนื่องจากนี่เป็นการประชุมทั่วทั้งองค์กรว่า HR สามารถช่วยได้อย่างไร?

คุณต้องการความช่วยเหลือจากแผนกสิ่งอำนวยความสะดวกหรือไม่? ฝ่ายการตลาดมีอะไรบ้าง คุณต้องการความช่วยเหลือในพื้นที่นั้นหรือไม่?

จัดทำแผนวาระ

เมื่อคุณทราบว่าการประชุมครั้งสุดท้ายจะสิ้นสุดลงคุณจะเริ่มกรอกข้อมูลลงในช่วงเวลาอย่างไร คุณต้องการลำโพงเปิดหรือไม่? ใครจะเป็น? คุณจะเก็บผู้เข้าร่วมประชุมไว้ด้วยกันหรือจะแบ่งพวกเขาออกเป็นกลุ่มเล็ก ๆ สำหรับบางส่วนของโครงการหรือไม่?

คุณต้องการลำโพงอื่น ๆ อีกมากมาย? ใครจะอำนวยความสะดวกในช่วงที่เล็กลงถ้าคุณแยกออก?

เหตุการณ์นี้จะใช้เวลามากกว่าหนึ่งวันหรือไม่? คุณจะปิดวันแรกได้อย่างไร? คุณจะเปิดใหม่อีกครั้งในวันที่สองได้อย่างไร?

คุณจะห่อหุ้มปลายหลังได้อย่างไร? คุณต้องการคำพูดปิดฉากหรือไม่? คุณจะจัดการกับโลจิสติกส์ของคนที่เช็คเอาท์ได้อย่างไรหากคุณจองห้องพัก

หาพื้นที่

หาว่ามีคนมากี่คน แล้วกำหนดขนาดพื้นที่ที่คุณต้องการ งานจะจัดขึ้นที่ไหน? มีห้องที่สำนักงานของ บริษัท หรือคุณต้องการพื้นที่ขนาดใหญ่หรือไม่? ประธานเจ้าหน้าที่บริหารต้องการให้การประชุมจัดขึ้นนอกสถานที่เพื่อให้ผู้คนสามารถมีสมาธิได้หรือไม่หรือต้องการจัดขึ้นในออฟฟิศเพื่อลดต้นทุน?

คุณสมบัติใดในพื้นที่ของคุณสามารถให้พื้นที่ที่คุณต้องการได้ โรงแรมที่อยู่ใกล้สนามบินเป็นทางเลือกที่ดีเพื่อลดเวลาในการเดินทางสำหรับผู้ที่เดินทางมาจากเมืองหรือคุณควรหาอะไรออกจากเมืองที่เงียบกว่านี้หรือไม่?

สถานที่ต่าง ๆ จะคิดค่าบริการอะไรบ้าง? สิ่งที่พวกเขารวมและสิ่งที่คุณจะต้องซื้อและได้นำเข้า? พวกเขาจะมอบหมายบุคคลให้คุณทำงานด้วยหรือไม่? นโยบายของพวกเขาเกี่ยวกับวัสดุและบุคคลจากภายนอกคืออะไร?

ดึงออก

หลังจากรวบรวมคำตอบของคำถามเหล่านี้อย่างน้อยที่สุดแล้วคุณสามารถเริ่มวางแผนโครงการได้

โปรดจำไว้ว่าสิ่งที่เรากำลังแสดงอยู่นี่คือรายการงานโครงการโครงสร้างการวิเคราะห์งาน (WBS) เท่านั้น ไม่รวมถึงการพึ่งพาระหว่างงานหรือเส้นเวลา จะเพิ่มภายหลัง

ตัวอย่างแผนการจัดประชุมโครงการของ บริษัท

ในการวางแผนโครงการโดยใช้เครื่องมือพื้นฐานของการจัดการโครงการเราได้พูดถึงความคิดที่อยู่เบื้องหลังการวางแผนโครงการและการใช้ทักษะการจัดการโครงการในระหว่างกระบวนการวางแผน ต่อไปนี้เป็นโครงร่างแผนโครงสร้างการทำงานของโครงการ (WBS) อาจมองหาโครงการที่จะวางแผนการประชุมของ บริษัท :

1. การวางแผนโครงการ

1. กำหนดงบประมาณ
2. สนทนากับ CEO เพื่อกำหนดเป้าหมายโครงการ
3. ติดต่อผู้จัดการโครงการก่อนหน้า (PM) สำหรับเคล็ดลับ
4. กำหนดรายชื่อผู้มีส่วนได้เสีย
5. ติดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อป้อนข้อมูล
6. กำหนดจำนวนวันที่ต้องการสำหรับเหตุการณ์
7. กำหนดจำนวนลำโพง / ผู้นำเสนอ
8. กำหนดจำนวนพนักงานที่ต้องการ
9. กำหนดจำนวนพนักงานที่จะเข้าร่วม
10. ระบุตำแหน่งที่เป็นไปได้สำหรับกิจกรรม > 2 สร้างทีมงานโครงการ

รับตัวแทนจากฝ่ายการตลาด

1. รับตัวแทนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล
2. ดูว่าการจัดซื้อจะมอบหมายผู้อื่นให้ช่วย
3. ถาม Susan จัดการรายละเอียดลำโพงทั้งหมด
4. รับตัวแทนจากสถานที่ต่างๆ > กำหนดการประชุมทีมงานโครงการ
5. 3. พัฒนาแผนวาระ
6. วันแผน 3a

ตั้งเวลาเริ่มต้น

ตั้งเวลาจัดสถานที่และพนักงานสำหรับการลงทะเบียน

1. ตั้งระยะเวลาเช้า
2. ตั้งค่าสุนทรพจน์
3. คำนวณจำนวนลำโพง (เวลาและความยาว)
4. จัดให้มีการรีเฟรชห้องประชุมระหว่างช่วงพัก (น้ำถังขยะ ฯลฯ )
5. วางแผนพักเที่ยง (เวลา, ความยาว)
6. , แผนบ่าย (ระยะเวลา, ความยาว, <ความยาว)
7. 3b แผนวันที่สอง
8. วางแผนวันบ่าย (ความยาวจำนวนลำโพง)
9. รับสมัครวิทยากรช่วงบ่าย
10. > กำหนดเวลาเริ่มต้น
11. ตั้งระยะเวลาเช้า
12. คำนวณจำนวนลำโพงที่จำเป็นสำหรับเซสชันเช้า

ผู้สมัครรับสมัครงาน

1. วางแผนช่วงพักช่วงเช้า (เวลาและความยาว)
2. จัดให้มีการรีเฟรชห้องประชุมในช่วง (999) วางแผนช่วงบ่าย (ความยาวจำนวนลำโพง)
3. สมัครรับช่วงบ่าย
4. แผนการปิดคำพูด (เวลาใครยาว)
5. นัดหมายเวลาเช็คเอาต์กับโรงแรม
6. 4. วางแผนพื้นที่ว่าง
7. กำหนดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
8. จัดที่นั่ง (แถวต่อตาราง)
9. คำนวณพื้นที่ที่ต้องการ
10. สำรวจสถานที่ที่มีจำนวนพื้นที่ (ค่าใช้จ่ายสถานที่รวมถึงบริการ) จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม / ลำโพง / เจ้าหน้าที่จะต้องมีห้องพัก
11. เจรจาต่อรองค่าใช้จ่ายและวันที่พร้อมสถานที่

ลงนามในสัญญา กับสถานที่ที่เลือก

1. 5.
2. แจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับการแจ้งเตือน
3. แจ้งผู้พูดทุกคนเกี่ยวกับหัวข้อและเวลาการนำเสนอ / วัน
4. แจ้งเจ้าหน้าที่สนับสนุนทั้งหมดเกี่ยวกับหน้าที่และการเปลี่ยนแปลง
5. รับ RSVP จากผู้เข้าร่วมประชุม
6. แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมแทนตามที่ต้องการ
7. 6. ติดตามผล
8. รับสุนทรพจน์จากลำโพงทั้งหมด
9. ทบทวนสุนทรพจน์สุดท้าย

รับแท็กชื่อสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมลำโพงและเจ้าหน้าที่

1. ซื้อวัสดุและของขวัญสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
2. ยืนยันอีกครั้งด้วยสถานที่จัดกิจกรรม
3. 7 ทบทวนและให้คะแนน
4. ส่งแบบสำรวจความพึงพอใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด
5. ส่งแบบสำรวจความคิดเห็นไปยังทุกลำโพง
6. ส่งความขอบคุณไปยังวิทยากรและเจ้าหน้าที่ทุกคน

เตรียมการประชุมอย่างใกล้ชิดกับทีมงานโครงการ

1. > แผนโครงสร้างรายละเอียดงาน (WBS) ด้านบนแสดงตัวอย่างสำหรับการวางแผนการประชุมของ บริษัท มันเป็นเพียงเค้าร่าง ทีมงานโครงการยังคงต้องทำงานเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้และขยายไปสู่หลาย ๆ โครงการ นอกจากนี้พวกเขาจะต้องทำงานในเวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละงานความสำคัญสัมพัทธ์ของงานและความสัมพันธ์ระหว่าง / dependencies ระหว่างงาน