องค์กรแผนภูมิเป็นเครื่องมือในการจัดการ

แผนภูมิองค์กรหรือ Org Charts สำหรับใช้เพื่อแสดงโครงสร้างขององค์กรที่ต้องการ องค์กร "ทางการ" นี้ควรสะท้อนถึงโครงสร้างอำนาจของ บริษัท บางครั้งแผนภูมิขององค์กรจะช่วยสร้างความสับสนให้กับผู้คนในเรื่องโครงสร้างที่แท้จริง โดยปกติจะไม่ใช่เจตนา แต่สะท้อนความสับสนของบุคคลที่เกี่ยวข้อง

อย่างไรก็ตามคุณยังสามารถใช้แผนภูมิองค์กรเพื่อเป็นเครื่องมือในการจัดการเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรของคุณได้

เราจะตรวจสอบตัวอย่างทั่วไปของ "มาตรฐาน" Org Charts เราจะดูที่สมาพันธ์หน่วยงานที่สับสน สุดท้ายเราจะพูดถึงการใช้แผนภูมิขององค์กรเป็นเครื่องมือในการจัดการ

"Standard" Organization Charts

แผนภูมิมาตรฐานขององค์กรจะใช้เพื่อแสดงโครงสร้างขององค์กรที่ต้องการ องค์กร "ทางการ" นี้ควรสะท้อนถึงโครงสร้างอำนาจของ บริษัท บ่อยครั้งที่จะสะท้อนถึงโครงสร้างความรับผิดชอบเท่านั้น พลังที่แท้จริงในองค์กรมักเป็นไปตามเส้นการสื่อสารแทนบรรทัดในแผนภูมิองค์กร

แผนภูมิโดยทั่วไปมีลักษณะเป็นเสี้ยม พวกเขาแสดงคนที่รับผิดชอบด้านบน ด้านล่างของเขาเป็นกลุ่มผู้ใต้บังคับบัญชามักจะอยู่ในกล่องที่มีขนาดเล็กลงเรื่อย ๆ โดยปกติบุคคลที่แสดงในระดับแนวเดียวกันในแผนภูมิองค์กรถือเป็น "เพื่อน" ภายในองค์กร

โครงสร้างของคณะนิติศาสตร์ (DOC) ของวิทยาลัยอิเลคทรอนิคส์เป็นแบบอย่างของแผนภูมิพีระมิด

หัวหน้าภาควิชามีกรรมการ 5 คนที่รายงานโดยตรงพร้อมด้วยรองหัวหน้าและคณะกรรมการตรวจสอบ กรรมการแต่ละคนมีรายงานโดยตรงที่แสดงไว้ในวงรีสีเขียวด้านล่างคณะกรรมการของตน

แผนภูมิองค์กรที่ทำให้เกิดความสับสน

บางครั้งแผนภูมิสำหรับองค์กรสามารถสร้างความสับสนให้กับคนได้ว่าโครงสร้างนั้นเป็นจริงหรือไม่

โดยปกติจะไม่ใช่เจตนา แต่สะท้อนถึงความสับสนของบุคคลที่เกี่ยวข้อง หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับความสัมพันธ์ในการทำงานของกลุ่มหรือหากมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งก็แทบจะเป็นไปได้ที่จะทำแผนภาพเหล่านี้ได้อย่างถูกต้อง

บางทีสถานที่ที่พบมากที่สุดในการค้นหาแผนภูมิข้อมูลสับสนในหน่วยงานรัฐบาลกลางสหรัฐฯ แผนภูมิสำหรับคณะวิทยาศาสตร์คอมพิวเตอร์และคณิตศาสตร์ของห้องปฏิบัติการแห่งชาติโอ๊กริดจ์ไม่ได้ถ่ายทอดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างขององค์กรอย่างรวดเร็ว ดูเหมือนว่าจะมีการรายงานถึง 11 คนโดยตรงต่อผู้อำนวยการ

ในขณะที่ช่วงการควบคุม (จำนวนรายงานโดยตรงที่ผู้จัดการสามารถดูแลได้อย่างมีประสิทธิภาพ) แตกต่างกันไปมากฉันพบว่ายากที่จะเชื่อว่านี่เป็นองค์กรที่ทำงานได้ดีที่สุด ฉันสงสัยว่าผู้นำบางส่วนของ "มีความเท่าเทียมกันมากขึ้น"ถ้าเราต้องการสร้างแผนภูมิการสื่อสารภายในองค์กรนี้และระยะเวลาที่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาใช้เวลากับผู้อำนวยการรายงานโดยตรงบางส่วนอาจต้องถูกจัดประเภทใหม่ให้เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของหน้าที่อื่น ๆ

แผนภูมิองค์กรเป็นเครื่องมือในการบริหาร

แผนภูมิขององค์กรมักเป็นปฏิกิริยามากกว่าอุปกรณ์เชิงรุก เราได้สร้างองค์กรขึ้นหรืออนุญาตให้มีการพัฒนาขึ้นและเติบโตขึ้น

คนในองค์กรหรือคนที่พวกเขามีปฏิสัมพันธ์ไม่เป็นผู้รับผิดชอบต่อสิ่งใด เราจึงวาดกล่องและเส้นขึ้นเพื่อแสดงให้ทุกคนเห็นด้วย จากนั้นเราจะเพิ่มเส้นประและอุปกรณ์เทียมที่คล้ายกันเพื่อแสดงให้เห็นว่าสิ่งที่เราวาดครั้งแรกนั้นไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป

ตัวเลือกที่ดีกว่าคือการจัดทำแผนภูมิองค์กรซึ่งสะท้อนถึงสถานที่ที่คุณต้องการให้องค์กรไปมากกว่าเพียงแค่สะท้อนให้เห็นว่าตอนนี้เป็นอย่างไร ถ้าคุณต้องการแบนองค์กรแนวนอนวาดแผนภูมิองค์กรด้วยวิธีนี้ แสดงให้เห็นว่าผู้จัดการหกหรือแปดราย (หรือแม้แต่สิบเอ็ดคนที่เราเห็นอยู่ด้านบน) จะรายงานไปยัง VP แสดงให้เห็นว่าทั้งสิบโปรแกรมเมอร์รายงานโดยตรงกับผู้จัดการโครงการ

หากองค์กรของคุณอาศัยวงกลมที่มีคุณภาพหรือทีมผู้ผลิตเพื่อให้บรรลุภารกิจนี้คุณควรแสดงให้เห็นว่าในโครงสร้างขององค์กรของคุณ

อย่ารู้สึกกดดันให้ติดกับการจัดแนวแนวนอนและแนวตั้ง ถ้าพนักงานของคุณเข้าใจบทบาทของตนเองได้ดียิ่งขึ้นโดยการทำเช่นนี้คุณสามารถใช้แวดวงสามเหลี่ยมคว่ำหรือสิ่งอื่นที่คุณต้องการได้

มีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จำนวนมากอยู่ในท้องตลาดเพื่อช่วยในการแสดงให้เห็นว่าองค์กรของคุณต้องการทำงานอย่างไร OrgPlus เป็นตัวอย่างของชนิดของเครื่องมือที่สามารถนำมาใช้เพื่อชี้แจงในหลาย ๆ ด้านของธุรกิจรวมทั้ง Org Charts

วิธีที่ควรทำ

ตัวอย่างด้านล่างเป็นภาพของ Org Chart ซึ่งทำให้ผมประทับใจมาก ได้รับการปล่อยตัวออกสู่ยุคใหม่สำหรับ บริษัท ที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์การกระทำใหม่ ๆ จากพนักงานทุกคน

เห็นได้ชัดว่าโครงสร้างแบนและแนวนอนมีจุดประสงค์เพื่อส่งเสริมการสื่อสารและนวัตกรรม มันแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนทีมงานที่เกิดขึ้นจากสองเจ้าหน้าที่ชั้นนำบ่งบอกถึงสิ่งที่พนักงานคาดว่าจะทำ แต่ก็ยังคงรักษาความชัดเจนของความรับผิดชอบขั้นสุดท้าย ประธานเป็นผู้นำ บริษัท อย่างชัดเจน แต่ทุกคนรู้ว่าพวกเขาต้องทำหน้าที่ในการประสบความสำเร็จ

วิธีจัดระเบียบองค์กรควร

ยังเร็วเกินไปที่จะบอกได้ว่าแผนผังองค์กรนี้จะมีผลตามที่ต้องการหรือไม่ มันได้รับในสถานที่เพียงไม่กี่สัปดาห์ อย่างไรก็ตามเจ้าหน้าที่ของ บริษัท ได้ใช้มันอย่างชัดเจนเป็นเครื่องมือในการจัดการที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยผลักดันองค์กรของพวกเขาไปสู่เป้าหมายใหม่