วางแผนโครงการโดยใช้เครื่องมือพื้นฐานในการบริหารโครงการ

โลกแห่งการทำงานของเรามีมากขึ้นในโลกของโครงการ โครงการคือการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ การริเริ่มเชิงกลยุทธ์และทำทุกอย่างที่ใหม่ในองค์กร

ตามความหมายโครงการเป็นโครงการชั่วคราวและที่ไม่ซ้ำกัน ในทางตรงกันข้ามกับกิจกรรมการดำเนินงานปกติ และในขณะที่หลาย บริษัท พึ่งพาผู้ผ่านการฝึกอบรมผู้จัดการโครงการที่ได้รับการรับรองเพื่อนำไปสู่การริเริ่มของพวกเขาทักษะในการทำโครงการจะต้องเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับมืออาชีพทุกคน

บทความนี้ให้คำแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับการวางแผนโครงการสำหรับมืออาชีพที่สนใจในการนำแนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับผู้จัดการโครงการระดับมืออาชีพ

ใช้เวลาในการกำหนดและวางแผนโครงการของคุณอย่างถูกต้อง:

ผู้จัดการโครงการเข้าใจว่าส่วนใหญ่ของระยะเวลาโครงการทั้งหมดใช้เวลาในการวางแผน พวกเราหลายคนมีแนวโน้มที่จะรีบเร่งในการเริ่มต้นทำงานซึ่งในโลกของโครงการคล้ายคลึงกับการข้ามคำแนะนำเกี่ยวกับชิ้นส่วนเฟอร์นิเจอร์ชิ้นใหม่ที่คุณซื้อจากผู้ค้าปลีกรายหนึ่ง "รวบรวมตัวเอง" โอกาสที่เร่งด่วนในการทำงานโดยไม่อ่านคำแนะนำจะสร้างปัญหาร้ายแรงบางอย่างในบางจุดในความพยายามของคุณ

แทนที่จะต้องเร่งด่วนในการทำงานสิ่งสำคัญคือต้องเล็บประเด็นสำคัญบางประเด็น:

คุณกำลังสร้างอะไร? มีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุด

เมื่อต้องกรอกข้อมูลด้วย?

1. คุณสามารถเข้าถึงแหล่งข้อมูลอะไร (คนอุปกรณ์และงบประมาณ) เพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น?
2. สามรายการข้างต้นเป็นส่วนประกอบพื้นฐานของคำจำกัดความขอบเขต ผู้จัดการโครงการทุกคนทำงานเพื่อชี้แจงขอบเขตก่อนที่จะเริ่มทำงาน
3. - 9 -> การกำหนดขอบเขตการริเริ่มของ บริษัท Holiday Party:

คำจำกัดความขอบเขตของงานปาร์ตี้วันหยุดของ บริษัท อาจเป็นดังนี้:

เป้าหมายของเราคือการวางแผนและจัดงานปาร์ตี้วันหยุดของ บริษัท สำหรับพนักงาน 100 คน และคนอื่น ๆ อย่างมีนัยสำคัญก่อนสิ้นเดือนธันวาคมโดยมีค่าใช้จ่ายไม่เกิน 10,000 เหรียญสหรัฐการวางแผนและการประสานงานของเราจะประกอบด้วยสมาชิก 4 คนที่มีการกำกับดูแลโดย CEO ปาร์ตี้จะรวมถึงบาร์เปิดอาหารชุบขนมและความบันเทิง

เพียงแค่ใช้เวลาในการสร้างคำสั่งที่เรียบง่าย แต่มีความสำคัญให้คำแนะนำที่มีประสิทธิภาพสำหรับทีมที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ทุกคนเข้าใจธรรมชาติของโครงการกรอบเวลาทรัพยากรและงบประมาณ

แบ่งขอบเขตออกเป็นบล็อกที่ไม่ต่อเนื่องของงาน: ผู้จัดการโครงการสร้างสิ่งที่เรียกว่าโครงสร้างรายละเอียดงานเพื่ออธิบายในแง่ที่ชัดเจนและดำเนินการงานทั้งหมดของโครงการที่ต้องทำโดยคนในช่วงเวลาหนึ่ง กรอบ ในสถานการณ์ของคุณการวิเคราะห์งานอาจรวมถึง:

ระบุตำแหน่ง

ยืนยันห้องว่างและล็อคด้วยเงินมัดจำ

เลือกตัวเลือกอาหาร

• ยืนยันแถบและสิ่งที่แถบรวมไว้
• ระบุตัวเลือกของหวาน
• สร้างและแจกจ่ายคำเชิญด้วยตัวเลือกอาหาร
• สรุปการเลือกอาหารตามคำเชิญที่ส่งคืน
• เลือกประเภทของความบันเทิง
• ตรวจสอบตัวเลือกเพื่อความบันเทิงและเลือก
• ยืนยันการตั้งค่าห้องรับประทานอาหาร
• ซื้อของขวัญโต๊ะสำหรับแขก
• ประสานงานและส่งมอบงาน
• ผู้จัดการโครงการจะจัดทำรายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานของโครงการโดยไม่คำนึงถึงทรัพยากรหรือเวลา แต่ต้องใช้รูปแบบการระดมความคิดมากขึ้น เมื่องานทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุขอบเขตของโครงการได้รับการระบุแล้วก็เป็นเวลาที่จะนำมันในการกำหนดความรับผิดชอบและขอเวลาและประมาณการค่าใช้จ่ายจากสมาชิกในทีมของคุณ
• การสร้างแผนโครงการจากการวิเคราะห์งาน:

หลังจากเสร็จสิ้นการวิเคราะห์งานง่ายๆที่ระบุไว้ในหน้าก่อนหน้านี้คุณต้อง:

ยืนยันว่ารายการที่สำคัญทั้งหมดเพื่อให้บรรลุขอบเขตของโครงการมี ถูกระบุ

ยืนยันว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในสิ่งที่ต้องทำและสร้างเมทริกซ์ความรับผิดชอบที่ระบุถึงงานสำคัญ ๆ ของฝ่ายที่รับผิดชอบ

ขอให้สมาชิกแต่ละทีมทบทวนงานของตนระบุเวลาและประมาณการค่าใช้จ่ายทราบกำหนดเส้นตายสรุปความต้องการทรัพยากรและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้ประเมินผลงานที่พวกเขาต้องรับผิดชอบ

• เมื่อขั้นตอนข้างต้นเสร็จสิ้นแล้วทีมงานโครงการควรทำงานร่วมกันเพื่อเรียงลำดับเหตุการณ์ตามลำดับที่ถูกต้องและสังเกตความขัดแย้งเกี่ยวกับทรัพยากรหรือความท้าทายในการจัดตารางเวลาที่อาจเกิดขึ้น หมายเหตุ: ผู้จัดการโครงการจะดำเนินการตามขั้นตอนนี้โดยการสร้างแผนภาพเครือข่ายการคำนวณเส้นทางที่สำคัญและกำหนดเวลาการจัดทำทรัพยากรบ่อยๆด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์
• สำหรับโครงการที่มีขนาดเล็กของคุณโดยใช้วิธีการแบบไม่เป็นทางการวิธีการโพสต์โน้ตง่ายๆในการจัดวางรายการตามลําดับอาจเป็นสิ่งที่จําเป็น กระบวนการนี้จะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาภาพที่สมบูรณ์ของขั้นตอนที่เกี่ยวข้องและกำหนดเวลาในการวางแผนและจัดงานเลี้ยงวันหยุดที่ยิ่งใหญ่!
• ปล่อยให้งานเริ่มต้น:

ขณะนี้คุณได้ใช้เวลาในการกำหนดขอบเขตโครงการอย่างถูกต้องระบุงานสำคัญลำดับงานและประเมินเวลาและทรัพยากรที่ต้องการแล้วคุณพร้อมที่จะให้ทีมงานทำงาน มอบหมายหน้าที่ บทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการแบบไม่เป็นทางการคือการตรวจสอบงานสนับสนุนสมาชิกในทีมและช่วยระบุและแก้ไขปัญหาต่างๆตามที่เกิดขึ้น ผู้จัดการโครงการที่ดีพบปะกับสมาชิกในทีมอย่างสม่ำเสมอเพื่อประเมินความคืบหน้าและระบุและนำทางความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่

บรรทัดด้านล่าง:

แนวทางเดียวกันนี้สามารถใช้กับสถานการณ์โครงการใด ๆ ในแผนกหรือหน่วยธุรกิจของคุณ พัฒนาขอบเขตที่ชัดเจนระบุงานจัดสรรทรัพยากรพัฒนาประมาณการและตารางเวลาและตรวจสอบและควบคุมงาน การปฏิบัติของคุณจะได้รับการยอมรับและชื่นชมจากผู้จัดการโครงการมืออาชีพในที่ทำงานของคุณและผลลัพธ์ของคุณจะดีกว่าการกระโดดลงไปในที่ทำงานโดยไม่ต้องคิดมากที่ดีที่สุดของความสำเร็จกับการริเริ่มต่อไปของคุณ!

-

อัปเดตโดย Art Petty