อะไรคือวิธีที่ดีที่สุดในการเขียนจดหมาย? ตัวอักษรของกระดาษทำงานได้ดีหรือเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าอีเมลหรือไม่? ไม่มีวิธีสื่อสารที่ดีที่สุด ในบางกรณีการสื่อสารผ่านทางอีเมลเป็นเรื่องสำคัญในบางครั้งคุณอาจจำเป็นต้องพิมพ์ตัวพิมพ์พิมพ์และลงลายมือชื่อแบบเดิม
ซึ่งคุณเลือกขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังสื่อสารอยู่กับใครและวัตถุประสงค์ในการติดต่อของคุณ อีเมลเร็วและง่ายขึ้น แต่บางข้อความอีเมลจะไม่ได้รับการเปิดขึ้นและขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังเขียนจดหมายและเหตุผลที่คุณเขียนอยู่คุณอาจต้องส่งจดหมายพิมพ์หรือลงลายมือชื่อหรืออัปโหลดทางออนไลน์
ไม่ว่าคุณจะสื่อสารกันตัวอักษรที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรมีหลายส่วนสิ่งที่คุณใส่ในแต่ละส่วนและวิธีการจัดรูปแบบเอกสารจะขึ้นอยู่กับว่าคุณเป็นอย่างไร การส่งจดหมายพิมพ์หรือข้อความอีเมลต่อไปนี้เป็นหลักเกณฑ์ในการเขียนจดหมายและข้อความอีเมลรวมถึงวิธีการเขียนจัดรูปแบบและตรวจทานจดหมายของคุณพร้อมกับตัวอย่างจดหมายธุรกิจหลายประเภท
คู่มือฉบับนี้จะรวมถึงสิ่งที่ควรจะอยู่ในแต่ละส่วนของจดหมายวิธีการจัดการและลงลายมือชื่อในรูปแบบจดหมายและอีเมลรูปแบบจดหมายและ เค้าโครงและตัวอย่างและเทมเพลต
ส่วนของจดหมาย
ข้อมูลการติดต่อคำทักทาย (ทักทาย)
ตัวหนังสือ
การปิด
- ลายเซ็น
- ข้อมูลการติดต่อ
- ข้อมูลที่ติดต่อของคุณจะแตกต่างกันอย่างไรขึ้นอยู่กับว่าคุณส่งจดหมายของคุณอย่างไร เมื่อคุณส่งข้อความอีเมลข้อมูลติดต่อของคุณจะอยู่ที่ท้ายข้อความแทนที่จะเป็นด้านบนของหน้า
- นี่คือสิ่งที่ควรรวมและตัวอย่างสำหรับทั้งตัวอักษรที่พิมพ์และอีเมล์
- ตัวอย่างคำทักทาย
ตัวอักษร
ตัวอักษรของคุณจะมีหลายย่อหน้า
ย่อหน้าแรกควรมีคำแนะนำและคำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับเหตุผลในการเขียน ย่อหน้าที่สอง (และย่อหน้าต่อไปนี้) ควรอธิบายเหตุผลในการเขียนเพิ่มเติม ย่อหน้าสุดท้ายควรจะขอการดำเนินการจากผู้อ่านหากคุณต้องการบางสิ่งบางอย่างหรือระบุว่าคุณจะติดตามผลอย่างไร
ต้องแน่ใจว่าจุดประสงค์ของจดหมายของคุณชัดเจน ผู้อ่านจะต้องรู้ว่าคุณต้องการอะไรและจะช่วยคุณได้อย่างไร หรือถ้าคุณเสนอบริการหรือช่วยเหลือสิ่งที่คุณสามารถมอบให้กับผู้อ่าน
การปิดบัญชี
จดหมายปิดด้วยคำว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ซึ่งตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคและลายเซ็นของคุณหากคุณกำลังส่งจดหมายพิมพ์หากคุณกำลังส่งข้อความอีเมลเพียงพิมพ์ชื่อของคุณหลังจากปิด นี่เป็นรายการตัวอย่างจดหมายที่เหมาะสมสำหรับการติดต่อทางธุรกิจและการจ้างงาน
ลายเซ็น
การสัมผัสกับจดหมายของคุณคือลายเซ็นของคุณซึ่งในข้อความอีเมลจะมีข้อมูลติดต่อของคุณ
วิธีการลงนามในจดหมาย
วิธีการตั้งค่าลายเซ็นอีเมล์
วิธีการระบุจดหมาย
การจดบันทึกบุคคลที่คุณเขียนอย่างเป็นทางการเป็นเรื่องสำคัญ ต่อไปนี้เป็นวิธีการระบุจดหมายรวมถึงข้อมูลทั่วไปที่คุณสามารถใช้ได้หากคุณไม่มีบุคคลที่ติดต่อที่ บริษัท
การจัดรูปแบบจดหมายข่าวของคุณ
- ขณะนี้คุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต้องมีให้ตรวจดูรูปแบบมาตรฐานที่ใช้สำหรับตัวอักษรและข้อความอีเมล:
- รูปแบบจดหมาย
รูปแบบข้อความอีเมล
แนวทางการเขียนจดหมาย
ขั้นตอนต่อไปคือการขัดเงาตัวอักษรของคุณดังนั้นจึงมีช่องว่างระหว่างย่อหน้าและด้านบนและด้านล่างของหน้า นอกจากนี้คุณยังต้องการเลือกสไตล์และขนาดของแบบอักษรที่สามารถอ่านได้ สิ่งที่คุณพูดจะขึ้นอยู่กับเหตุผลที่คุณเขียนดังนั้นโปรดปรับแต่งจดหมายให้เหมาะกับสถานการณ์ส่วนบุคคลและอาชีพของคุณ
ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อเขียนจดหมายประเภทต่างๆรวมถึงระยะขอบแบบอักษรระยะห่างและรายละเอียดของสิ่งที่จะรวมพร้อมกับตัวอย่างของแต่ละตัว
- การเขียนจดหมายธุรกิจ
- การเขียนจดหมายสมัครงาน
การเขียนจดหมายสมัครงาน
การเขียนจดหมายอ้างอิง
วิธีเขียนจดหมายลาออก
- วิธีการเขียนจดหมายลาออก
- คำแนะนำในการส่งอีเมลแบบมืออาชีพ
- ตัวอย่างและเทมเพลต
- การใช้เทมเพลตเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นจดหมายหรือข้อความอีเมลของคุณเนื่องจากคุณกำลังเริ่มต้นด้วย รูปแบบพื้นฐานในสถานที่ เพียงกรอกข้อมูลลงในส่วนที่เหมาะสมของจดหมาย
- การดูตัวอย่างจะเป็นประโยชน์ด้วยเพราะคุณจะได้รับแนวคิดในการพูดในจดหมายของคุณเอง
- ตัวอย่างจดหมาย
- ตัวอย่างจดหมายรวมถึงจดหมายทางธุรกิจหนังสือปกอ่อนการสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณคุณตัวอักษรติดตามตัวรับงานและปฏิเสธจดหมายจดหมายลาออกตัวอักษรชื่นชมจดหมายธุรกิจและตัวอย่างจดหมายเพิ่มเติมและแม่แบบ
ตัวอย่างข้อความอีเมล
ตัวอย่างการหางานค้นหางานและอีเมลธุรกิจรวมถึงเทมเพลตอีเมลตัวอย่างข้อความที่จัดรูปแบบและบรรทัดหัวเรื่องทักทายและตัวอย่างลายเซ็น
ตรวจสอบคำสะกดและตรวจสอบคำสะกด
สุดท้ายก่อนที่คุณจะพิมพ์หรืออัพโหลดจดหมายหรือส่งข้อความอีเมลตรวจสอบตัวสะกดเช็คไวยากรณ์และพิสูจน์อักษร เคล็ดลับเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ คือการอ่านออกมาดัง ๆ คุณอาจสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณไม่ได้ตรวจสอบโดยมองหา
บทความที่เกี่ยวข้อง:
คำทักทายและคำทักทายของจดหมาย