โครงการมีอยู่อย่างเป็นทางการในองค์กรเนื่องจากกฎบัตรโครงการ เป็นเอกสารที่อนุญาตให้งานทำและแต่งตั้งผู้จัดการโครงการ จะช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการได้รับคำสั่งให้ทำผลงานที่อธิบายไว้ในนั้น
บทบาทที่สำคัญที่สุดของกฎบัตรโครงการคือการกำหนดว่าโครงการจะบรรลุผลสำเร็จอย่างไร ลองดูสิ่งที่อยู่ในเอกสารโครงการที่สำคัญนี้
อะไรจะเข้าเป็นข้อบังคับโครงการ?
ส่วนแรกของกฎบัตรโครงการจะสะกดชื่อโครงการชื่อผู้สนับสนุนและผู้จัดการโครงการและวันที่จัดเตรียมเอกสารไว้
จากนั้นคุณจะเข้าเนื้อของเอกสาร
ส่วนหลัก ๆ ของกฎบัตรโครงการมีดังต่อไปนี้
วัตถุประสงค์โครงการ: ซึ่งจะอธิบายว่าทำไมโครงการจึงต้องการ คุณสามารถดูกรณีธุรกิจหรือสัญญาที่กำลังขับโครงการนี้ได้หรือเพียงแค่สะกดว่าเหตุใดจึงต้องทำชิ้นงานชิ้นนี้
รายละเอียดโครงการ: อธิบายในส่วนนี้ว่าโครงการจะบรรลุผลอะไร คุณควรใส่รายละเอียดเกี่ยวกับรายการที่จะสร้างหรือบริการที่จะจัดส่ง
งบประมาณ: ณ จุดนี้คุณอาจไม่มีรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับงานโครงการดังนั้นคุณจึงไม่สามารถใส่งบประมาณโครงการเต็มรูปแบบและรายละเอียดร่วมกันได้ จดข้อ จำกัด ด้านงบประมาณหรือค่าใช้จ่ายเริ่มแรกในระดับสูงที่คุณคาดหวัง
ความเสี่ยง: ทุกโครงการมีความเสี่ยง ส่วนของกฎบัตรโครงการนี้จะจัดทำรายงานความเสี่ยงโครงการของคุณในช่วงต้น ๆ ระบุความเสี่ยงที่คุณทราบเกี่ยวกับ ณ จุดนี้เพื่อให้ทีมผู้บริหารสามารถมองเห็นสิ่งที่อาจส่งผลต่อโครงการต่อไป
Milestones: ถ้าคุณทราบว่ามีเหตุการณ์สำคัญระดับสูงให้รวมกฎเหล่านี้ไว้ในกฎบัตรโครงการในส่วนนี้ คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลเหล่านี้ไปยังแผนภูมิ Gantt ของคุณได้ในภายหลังเมื่อคุณวางแผนที่จะใช้ร่วมกันมากขึ้น ในขณะที่คุณกำลังมองหาวันที่ตายลงหรือสิ่งที่ระบุในสัญญาที่คุณกำลังทำงานอยู่
วัตถุประสงค์ของโครงการ: นี่เป็นส่วนที่สำคัญมาก แต่ก็ยากที่จะใส่กัน คุณกำลังพยายามตอบคำถาม: "เราจะรู้ได้อย่างไรเมื่อเราเสร็จสิ้น? "เขียนสิ่งที่คุณคาดหวังให้โครงการส่งมอบและคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณเข้ามาที่นั่น ตัวอย่างเช่นในโครงการที่จะเปิดตัวระบบบันทึกเวลาสำหรับทุกแผนกอาจมีวัตถุประสงค์คือ "ทีมงานทุกคนจะใช้ระบบ timesheet ในช่วงปลายปี "โปรดแจ้งให้ทราบว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในการยอมรับว่าคุณได้บรรลุวัตถุประสงค์นี้แล้ว นี้จะหลีกเลี่ยงปัญหาที่ส่วนท้ายของโครงการที่ทันทีที่ไม่มีใครพร้อมที่จะเซ็นงานปิดเป็นที่สมบูรณ์
ระดับผู้มีอำนาจจัดการโครงการ: เว้นเสียแต่ว่าจะมีความชัดเจนและได้รับการบันทึกไว้ที่อื่นจะมีมูลค่ารวมถึงส่วนในกฎบัตรเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้ต่อจากคนที่อาวุโสกว่าโดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับระดับความอดทนที่กำหนดไว้ในงบประมาณและช่วงเวลาและจะแสดงดังนี้: "ผู้จัดการโครงการมีความอดทน 10% ในงบประมาณและความอดทน 5% ตามกำหนดเวลา การเบี่ยงเบนใด ๆ ที่อยู่เหนือขีด จำกัด ที่ได้รับอนุมัติเหล่านี้จะต้องได้รับการลงนามโดยผู้สนับสนุนโครงการ "คุณสามารถขยายส่วนนี้เพื่อระบุว่าผู้จัดการโครงการมีสิทธิ์อะไรในการว่าจ้างและยิงเจ้าหน้าที่จากทีมโครงการได้อย่างไร
การอนุมัติกฎบัตรโครงการ
ส่วนสุดท้ายของกฎบัตรโครงการคือส่วนของการอนุมัติ ผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนโครงการ (หรือบุคคลที่เลิกงานหากยังไม่ได้รับการแต่งตั้งผู้สนับสนุนในระยะยาว) ควรลงนามและลงวันที่ในเอกสาร วันนี้มีแนวโน้มว่าจะเป็นทางอีเมลดังนั้นโปรดเก็บสำเนาของการให้สิทธิ์อีเมลไว้ในไฟล์โครงการของคุณในกรณีที่คุณต้องการอ้างอิงกลับ