การวางแผนการประชุมจำเป็นต้องมีชุดทักษะที่ประกอบด้วยทักษะขององค์กรที่น่าทึ่งความสามารถในการทำงานหลายงานพลังงานความคิดสร้างสรรค์ความเข้าใจในธุรกิจทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์และความใส่ใจในรายละเอียด นอกจากนี้ยังต้องใช้คู่มือการวางแผนการประชุมที่ครอบคลุมซึ่งจะช่วยให้คุณไม่พลาดตามกำหนดเวลา แต่จะให้ความมั่นใจอย่างมากว่าคุณไม่ได้ลืมบางสิ่งบางอย่างไปพร้อม ๆ กัน
การวางแผนการประชุมจะแตกต่างจากการวางแผนงานประเภทอื่น ๆ และรวมถึงขั้นตอนเพิ่มเติม
การประชุมมีแนวโน้มที่จะเป็นกิจกรรมขนาดใหญ่โดยทั่วไปจะใช้เวลา 1 ปีหรือมากกว่านั้นในการวางแผน รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอาจรวมถึงการเลือกสถานที่การจองห้องพักของโรงแรมการตั้งค่าการลงทะเบียนออนไลน์การรักษาความปลอดภัยลำโพงการจัดห้องต้อนรับการจัดพื้นที่จัดแสดงนิทรรศการการจัดตารางการประชุมการจัดการอาหารและเครื่องดื่มและอื่น ๆ การจัดทำคู่มือวางแผนการประชุมที่มีการวางแผนอย่างดีเพื่อจัดทำแผนที่ออกเป็นขั้นตอนจำเป็นสำหรับผู้วางแผนการประชุมที่ประสบความสำเร็จ
ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยให้คุณจัดทำคู่มือการวางแผนประชุมซึ่งจะใช้เป็นแผนงานสำหรับการวางแผนการประชุมต่างๆ ปรับแต่งและแก้ไขคำแนะนำตามเหตุการณ์ที่คุณวางแผนไว้และเก็บไว้ใกล้มือ เมื่อเตรียมและใช้อย่างถูกต้องแล้วก็เร็ว ๆ นี้จะกลายเป็นเครื่องมือการวางแผนการประชุมที่มีค่าที่สุดของคุณ
เริ่มต้นด้วยพื้นฐานเบื้องต้น
ส่วนแรกของคู่มือการวางแผนงานประชุมของคุณควรมีพื้นฐานเกี่ยวกับการประชุม:
วันที่และเวลาของเหตุการณ์- สถานที่จัดกิจกรรม (ถ้าทราบ)
- วัตถุประสงค์ของเหตุการณ์
- รวมถึงองค์ประกอบที่เป็นที่รู้จักอื่นเช่นวันอื่นหรือจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
แผนคืออะไร?
ก่อนที่จะเข้าสู่การวางแผนองค์ประกอบต่างๆของการประชุมคุณจะต้องทราบว่าองค์ประกอบที่ต่างกันเหล่านั้นคืออะไรและตรงกับที่ใดในโครงการโดยรวมของกิจกรรม
เอากระดาษปากกาและรองหรือนั่งลงหน้าคอมพิวเตอร์และเริ่มเขียนทุกอย่างที่คิดออก อย่ากังวลกับการแสดงรายการตามลำดับความสำคัญหรือตามลำดับเหตุการณ์ตามลำดับเหตุการณ์ ที่จะมาในภายหลัง ตอนนี้คุณจะสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในแบบที่ต้องใช้เวลานานและเรียบง่ายซึ่งจะถูกแยกออกเป็นส่วนประกอบแบบสแตนด์อะโลนที่แตกต่างกันเพื่อจัดการแต่ละอย่างในระหว่างกระบวนการวางแผน
การเลือกสถานที่
การเลือกของโรงแรม
- พื้นที่ห้องประชุม
- ห้องรับรองพิเศษ
- ห้องจัดแสดงนิทรรศการและบูธ
- พิธีเปิด
- ลำโพง / การลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงาน
- การลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุม
- การเดินทาง
- ป้ายผู้เข้าร่วมประชุม
- โปรแกรมกิจกรรม
- อาหารและเครื่องดื่ม
- ภาพและเสียง
- พนักงานในสถานที่
- รวบรวมรายชื่อนี้เพื่อไม่ให้คุณมองข้ามอะไรและดำเนินการต่อและเพิ่มสิ่งที่เกิดขึ้นในภายหลังอย่ากลัวที่จะได้รับความรับผิดชอบหลายประการ จุดประสงค์คือการคิดถึงทุกสิ่งทุกอย่างเพื่อให้คุณสามารถวางแผนและจัดการรายการต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เลือกสถานที่
เมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุมและมีความเข้าใจเกี่ยวกับขอบเขตโดยรวมของกิจกรรมแล้วขั้นตอนต่อไปคือการเลือกสถานที่
ขึ้นอยู่กับขนาดของการประชุมคุณอาจสามารถเลือกสถานที่หนึ่งสำหรับทุกความต้องการในการประชุมจากห้องจัดแสดงไปจนถึงห้องประชุมห้องจัดเลี้ยงและห้องพักของโรงแรม หากสถานที่จัดประชุมใหญ่เกินไปสำหรับที่พักอาศัยในสถานที่หนึ่งค้นหาสถานที่ใกล้เคียงกับโรงแรมนอกสถานที่หรือสถานที่จัดเลี้ยงเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ต้องเดินทางไกลจากรถรับส่งจากงานประชุมหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
คิดเกี่ยวกับการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุม
ผู้เข้าร่วมประชุมจะลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วมการประชุมครั้งนี้อย่างไร? พวกเขาจะได้รับการยืนยันการลงทะเบียนอย่างไร? จะสร้างแท็กชื่อและแจกจ่ายในที่ประชุมได้อย่างไร? คู่มือการวางแผนงานประชุมของคุณจะมีคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ทั้งหมดและควรได้รับการอัปเดตเมื่อมีการลงทะเบียนการประชุม
ถ้ามีเหตุการณ์ที่คาดว่าจะดึงดูดผู้คนจำนวนมากระบบลงทะเบียนการประชุมทางออนไลน์เป็นวิธีที่จะไป
ระบบสามารถประมวลผลการชำระเงินติดตามการลงทะเบียนและจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ และช่วยในการสร้างรายงาน
ผู้จัดแสดงสินค้าและห้องจัดแสดงนิทรรศการ
พื้นที่จัดแสดงนิทรรศการเป็นจุดเด่นที่การประชุมทำให้ผู้สนับสนุนและผู้จัดจำหน่ายสามารถเช่าพื้นที่เพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์และบริการของตนได้ นี่เป็นโอกาสสำหรับการเป็นเจ้าภาพในการประชุมเพื่อสร้างรายได้หากได้รับความสำคัญและได้รับการจัดแสดงคุณลักษณะของงานแสดงสินค้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของการประชุมการจัดการผู้เข้าร่วมงานและห้องโถงจัดแสดงจะต้องใช้เวลาและทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อวางแผนตามลำดับ
ตามที่ระบุไว้ข้างต้นระบบการลงทะเบียนการประชุมทางออนไลน์เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการติดตามการจดทะเบียนดังนั้นหากคุณคาดหวังให้ผู้จัดนิทรรศการเข้าร่วมงานจำนวนมากจากนั้นให้พิจารณาการลงทะเบียนเข้าร่วมงานกับระบบลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุมของคุณ ผู้เข้าร่วมงานจะต้องมีสิ่งต่างๆดังต่อไปนี้
ป้ายผู้เข้าร่วมงาน
แผนที่หอประชุมที่มีหมายเลขบูธ
- คู่มือจัดบูธจัดแสดงและบูธ
- จัดบูธแสดงสินค้า
- รายชื่อในสถานที่ ผู้จัดจำหน่ายพร้อมให้ความช่วยเหลือด้านการเช่าจัดแสดงและการบริการ
- ในฐานะผู้วางแผนการประชุมคุณจะต้องรับผิดชอบในการจ้างงานด้านความปลอดภัยเพื่อความปลอดภัยของวัสดุที่อยู่ในห้องโถงจัดแสดง
- วางแผนรายละเอียดการประชุม
เมื่อมีการจัดการความรับผิดชอบที่มีขนาดใหญ่เช่นการเลือกสถานที่จัดประชุมและการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมประชุมคุณสามารถเปลี่ยนโฟกัสไปที่การวางแผนรายละเอียดของการประชุม เช่นเดียวกับกรณีที่มีการวางแผนเหตุการณ์ที่มีลักษณะใดองค์กรยิ่งใหญ่และใส่ใจในรายละเอียด
ตอนนี้ถึงเวลาแล้วที่จะดึงรายชื่อสิ่งที่ต้องทำออกจากรายการซักผ้าที่คุณใส่ไว้เมื่อเริ่มกระบวนการวางแผนการประชุมดูรายการและเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติมตามความจำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับงานล่าสุดและความรับผิดชอบ ถัดไปวางรายการเหล่านี้ตามลำดับเวลาเริ่มต้นด้วยรายการที่สามารถหรือต้องเสร็จสิ้นล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น:
จองห้องพักโรงแรม
พื้นที่จัดแสดงห้องโถง
- ค้นหาระบบการลงทะเบียนการประชุมออนไลน์
- วางแผนการตลาดการประชุมทางแผน
- เริ่มต้นตั้งแต่เริ่มต้นและไปจากที่นั่น สำหรับรายละเอียดทุกอย่างที่ต้องมีแนวโน้มที่จะรวมถึงการติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าสัญญามีการลงนามและได้รับ เมื่อถึงวันที่จัดประชุมใกล้ ๆ รายการการกระทำของคุณจะรวมถึงงานระยะสั้นเช่น
- เลือกโทนสีและการตกแต่ง
จัดดอกไม้
- เลือกเมนู
- จัดรถรับส่งสนามบินสำหรับลำโพงหรือวีไอพี > พิจารณาคู่มือการวางแผนงานประชุมของคุณเป็นคู่มือการใช้งานทุกอย่างที่รวมอยู่ในการวางแผนการประชุมไม่ว่าจะเล็กเพียงใดก็ตาม คำแนะนำนี้จะกลายเป็นเครื่องมืออันล้ำค่าที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบและตามกำหนดการอย่างสม่ำเสมอ แต่จะช่วยบรรเทาความเครียดให้เป็นวันที่ใหญ่และคุณถามว่าคุณลืมบางสิ่งบางอย่างหรือไม่