ขอแสดงความยินดี! คุณได้วางแผนและดำเนินการวางแผนก่อนการแข่งขันสำหรับกิจกรรมพิเศษของคุณแล้วและตอนนี้ก็ถึงวันที่ของกิจกรรมมาถึงแล้ว
นี่เป็นขั้นตอนสำคัญของกระบวนการที่ผู้วางแผนงานทุกคนต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ - เตรียมพื้นที่จัดงานให้พร้อมเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งทั้งปวงจะดับลงโดยไม่มีข้อผูกมัด
ที่จอดรถ
คุณจำเป็นต้องตรวจสอบว่าเว็บไซต์ของคุณทำเครื่องหมายที่จอดรถของกิจกรรมพิเศษอย่างชัดเจนและผู้เข้าร่วมประชุมได้ส่งอีเมลแผนที่ที่ชัดเจนเกี่ยวกับที่จอดรถที่มีอยู่ซึ่งรวมถึงทางเข้าที่ต้องการและบริเวณที่ใกล้เคียงกับงานของคุณมากที่สุด โต๊ะลงทะเบียน
อย่าลืมใส่รายละเอียดของที่จอดรถที่สามารถเข้าถึงได้
เคล็ดลับ: หากไม่มีที่จอดรถที่กำหนดไว้สำหรับที่จอดรถที่สามารถเข้าถึงได้ควรสร้างพื้นที่ของคุณเองใกล้กับทางเข้ามากที่สุด คุณสามารถทำเช่นนี้ได้ด้วยกรวยจราจรและเทปอันตรายหากจำเป็น
หากจอดรถเป็นเรื่องยากให้ใส่คำแนะนำโดยละเอียดสำหรับผู้ร่วมประชุมของคุณและตรวจสอบว่ามีที่จอดรถหรือป้ายบอกตำแหน่งที่ชัดเจน
ความปลอดภัย
หากคุณวางแผนที่จะมีทีมรักษาความปลอดภัยในไซต์สิ่งสำคัญคือพวกเขารู้ว่าหน้าที่ของตนเป็นอย่างไรและสิ่งที่คุณคาดหวังให้ทำ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเตรียมคำแนะนำที่ระบุไว้ในรายละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์ที่พวกเขาคาดว่าจะเข้าแทรกแซงหรือจัดการ การรักษาความปลอดภัยที่มองเห็นได้อาจเป็น "ปัจจัยความสะดวกสบาย" ที่สำคัญสำหรับผู้เข้าร่วมงานเช่นเหตุการณ์ร้ายแรง อย่าเสี่ยงสร้างความประทับใจเชิงลบ - จัดการกับ บริษัท รักษาความปลอดภัยที่มีชื่อเสียงเท่านั้นและตรวจดูข้อมูลอ้างอิงอย่างละเอียด
การลงทะเบียน
การนับครั้งแรก ประสิทธิภาพ (หรืออย่างอื่น) ของกระบวนการลงทะเบียนกิจกรรมของคุณจะกำหนดเสียงสำหรับประสบการณ์ที่เหลือของกิจกรรมของผู้เข้าร่วมประชุมของคุณ
โปรดจำไว้ว่าหากขั้นตอนการลงทะเบียนของคุณไม่ดีและผู้ร่วมประชุมของคุณกำลังยืนอยู่กับมือและโทรศัพท์มือถือมีอันตรายจริงๆพวกเขาจะแชร์ประสบการณ์กับเพื่อนร่วมงานหรือสื่อสังคมออนไลน์
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่นักวางแผนเหตุการณ์สามารถใช้เพื่อช่วยลดข้อเสนอแนะเชิงลบในขั้นตอนสำคัญของการดำเนินการนี้
- เสนอการลงทะเบียนล่วงหน้าในวันที่นำไปสู่กิจกรรมของคุณ ความคิดแบบง่ายๆนี้สามารถลดแรงกดดันในวันที่เกิดเหตุการณ์ได้
- เจ้าหน้าที่ลงทะเบียนของคุณควรรู้ว่าเหตุการณ์ของคุณอยู่ในตัวและสามารถตอบคำถามที่เป็นไปได้ที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- เสนอเครื่องดื่มและขนมขบเคี้ยวในพื้นที่การลงทะเบียนและให้แน่ใจว่าคุณมีที่นั่งและโต๊ะเพียงพอเพื่อให้ผู้คนสามารถสำรวจถุงสิริและแม้แต่รอเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อน ๆ ที่จะมาถึง
- แสดงคำแนะนำในการดาวน์โหลดแอปพลิเคชันเหตุการณ์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อให้มั่นใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเริ่มวางแผนกิจกรรมได้
เสียง / ภาพ
พูดคุยกับวิทยากรผู้นำเสนอและผู้สนับสนุนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีความต้องการอุปกรณ์การนำเสนอที่ครอบคลุมอย่างเต็มที่
หากพวกเขาต้องการนำเสนอสไลด์จากแล็ปท็อปของตนเองตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในสถานที่ คุณควรได้ทบทวนงานนำเสนอเหล่านี้สองสามวันก่อนแน่นอน!
ทีมงานของคุณ
มีทีมงานของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถทำงานได้รวดเร็วและไม่มีข้อสงสัยหรือช่องว่างในนาทีสุดท้ายในสิ่งที่คาดหวังของพวกเขา
เคล็ดลับ: เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้งาน pre-con (pre-conference) สำหรับการจัดงานพิเศษในขั้นตอนนี้รวมถึงการเติมเต็มทุกสิ่งทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อทำให้งานประสบความสำเร็จ
คิดเหมือนผู้เข้าร่วมประชุม
สุดท้ายให้แน่ใจว่าคุณใส่รองเท้าของผู้เข้าร่วมประชุมของคุณและพิจารณาเหตุการณ์ทั้งหมดจากมุมมองของพวกเขา
คุณครอบคลุมทุกอย่างเพื่อทำให้ประสบการณ์ของพวกเขาเป็นไปอย่างราบรื่นและราบรื่นที่สุดเท่าที่จะทำได้หรือไม่? อะไรที่อาจสับสนหรืออธิบายไม่ดี? มีช่องว่างในนาทีสุดท้ายในการวางแผนของคุณหรือไม่ (เตรียมพร้อมสำหรับเรื่องนี้)
ไม่ว่าขนาดกิจกรรมพิเศษของคุณจะเป็นอย่างไรต่อไปนี้ 6 เคล็ดลับในการจัดเตรียมไซต์งานของคุณก่อนกิจกรรมพิเศษจะช่วยให้คุณมีส่วนร่วมการตลาดและเครือข่ายได้ การทำให้งานของคุณประสบความสำเร็จจะเริ่มต้นด้วยแผนการที่เหมาะสม