ผู้ให้บริการข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการจัดการกระดาษคำนวณ

การสร้างหรือซื้อดัชนีชี้วัดการจัดการผู้ขายเป็นองค์ประกอบสำคัญของการบริหารความสัมพันธ์ผู้ผลิต (SRM) ที่มีประสิทธิภาพ ดัชนีชี้วัดการจัดการผู้ขายเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวัดประสิทธิภาพและประสิทธิผลของผู้ขายและซัพพลายเออร์ที่จัดหาสินค้าหรือบริการให้กับธุรกิจ

กระบวนการความสัมพันธ์ของผู้ขายมักเริ่มต้นด้วยการสร้างเอกสาร RFP / RFQ หรือเอกสารอื่น ๆ ที่ผู้ขายตอบสนองเพื่อให้ธุรกิจสามารถประเมินความสามารถและทรัพยากรของผู้ขายได้อย่างเป็นกลาง

เมื่อผู้ขายที่ดีที่สุดสำหรับงานจะถูกเลือกกระบวนการเจรจาต่อรองสัญญาจะเริ่มขึ้นโดยระบุแนวทางปฏิบัติทั้งหมดและความคาดหวังที่ผู้ขายจะต้องปฏิบัติตามอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

เมื่อข้อตกลงของสัญญาได้รับการยอมรับจากผู้ซื้อและผู้ขายแล้วจะมีการทำข้อตกลงที่มีผลผูกพันซึ่งจะสรุปความคาดหวังร่วมกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบและวัดประสิทธิภาพของผู้ขายเป็นประจำ การสื่อสารเป็นประจำและบ่อยครั้งเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการจัดการผู้ขายที่ประสบความสำเร็จ

ตามที่ระบุไว้ในคู่มือการปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการผู้ขาย (Vendor Management Best Practice) หนึ่งในเกณฑ์ประสิทธิภาพที่สำคัญคือกระบวนการในการตรวจสอบประสิทธิภาพของผู้ขาย ในการทำเช่นนี้จำเป็นต้องมีหน้าต่างสรุปการจัดการผู้ขาย

โดยไม่คำนึงถึงขนาดของธุรกิจดัชนีชี้วัดการจัดการผู้ขายควรเป็นไปตามเกณฑ์ต่อไปนี้:

บัตรคะแนนควรวัดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่ผู้ขายกำหนดไว้ วิธีง่ายๆในการพัฒนารายการนี้คือการใช้เงื่อนไขสัญญาของผู้ขายเป็นรายการของรายการที่วัดได้ กล่าวคือสร้างความพยายามที่จะพัฒนาข้อกำหนดของสัญญาในการสร้างรายการสิ่งสำคัญที่สุดที่จะวัดด้วยหน้าต่างสรุป

หน้าต่างสรุปควรใช้งานง่ายโดยพนักงานทุกคนที่ต้องการโต้ตอบกับเครื่องมือนี้ ไม่สำคัญว่ารายการตัวชี้วัดประสิทธิภาพจะครอบคลุมอย่างไรหากเครื่องมือนี้ยุ่งยากเกินไปและไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้ แม้ว่าบัตรคะแนนจะสมบูรณ์ในคำนิยามของสิ่งที่ควรวัดหากไม่ใช้งานง่ายไม่มีใครจะใช้มันซึ่งเป็นการเอาชนะจุดประสงค์ของการจดแต้ม

1. หน้าต่างสรุปควรมีระยะเวลาและชุดเหตุการณ์สำคัญที่สอดคล้องกับตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงาน นั่นคือประสิทธิภาพการทำงานเป็นหน้าที่ของทั้งเวลาและคุณภาพ ทั้งสองแบบนี้ไม่ได้เป็นข้อยกเว้นกันและควรใช้เวลาในการจดแต้มให้ได้ตลอดจนประสิทธิภาพตามคุณภาพ
2. บัตรคะแนนไม่ควรแปลกใจที่ธุรกิจตัดสินใจที่จะใช้กับผู้จัดจำหน่ายโดยทันทีหากพบว่าผู้ขายมีประสิทธิภาพต่ำกว่า ผู้ให้บริการได้รับทราบว่าประสิทธิภาพจะได้รับการตรวจสอบและวัดผลตลอดระยะเวลาของสัญญาการวัดจะขึ้นอยู่กับการตรวจสอบที่สอดคล้องกันและมีการกำหนดอย่างสม่ำเสมอหรือการประเมินผลที่ตกลงโดยทั้งสองฝ่าย ควรสร้างความตระหนักนี้ในระหว่างขั้นตอนการเจรจาต่อรองสัญญาระหว่างผู้ขาย
3. ควรใช้ข้อมูลที่รวบรวมและวิเคราะห์โดยใช้หน้าต่างสรุปเพื่อติดตามผู้ขาย สิ่งที่ดีคือข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับประสิทธิภาพของผู้ขายถ้าธุรกิจไม่ดำเนินการกับผู้ขายโดยอิงจากข้อสรุปเกี่ยวกับประสิทธิภาพของผู้ให้บริการที่ทำเป็นดัชนีชี้วัดให้เห็นได้และให้ข้อมูลเชิงลึก
4. ขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจอาจเป็นสเปรดชีตการจัดการผู้ขายแบบง่ายๆเช่นนี้เพียงพอสำหรับวัตถุประสงค์นี้

สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่มีบัตรสรุปผู้จัดจำหน่ายที่พร้อมใช้งานในเชิงพาณิชย์จำนวนมากที่พร้อมใช้งาน นี่คือการทบทวนเครื่องมือการจัดการผู้ขายยอดนิยม