อะไรคือรายงานการประชุมและบันทึกใคร?

รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่เขียนหรือบันทึกไว้ซึ่งใช้เพื่อแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับสิ่งที่ได้รับการกล่าวถึงและสิ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม โดยปกติจะมีการบันทึกรายงานการประชุมหรือบันทึกไว้ในระหว่างการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้บันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม

โดยทั่วไปจะประกอบด้วย

• รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม,
• วาระการประชุม,
• การตัดสินใจของผู้เข้าร่วมประชุม

กิจกรรมการติดตามผลที่กระทำโดยผู้เข้าร่วมกิจกรรม

• วันที่ครบกำหนดสำหรับการบรรลุข้อผูกพันและ
• เหตุการณ์หรือการอภิปรายอื่น ๆ ที่น่าจะมีคุณค่าสำหรับการทบทวนหรือประวัติในอนาคต
• ตัวอย่างรายงานการประชุมเน้นการตัดสินใจในระหว่างการประชุมและความมุ่งมั่นของผู้เข้าร่วมประชุม ภาระผูกพันนี้มาพร้อมกับวันครบกำหนดและรายละเอียดอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับความเข้าใจร่วมกันโดยผู้เข้าร่วมการประชุม

รายงานการประชุมเป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์

ในฐานะเอกสารทางประวัติศาสตร์พวกเขายังเป็นประโยชน์สำหรับการจัดทำเอกสารแนวคิดสำคัญหรือการอภิปรายที่นำไปสู่การตัดสินใจ ตัวอย่างเช่นการตอบคำถามในภายหลังเมื่อสมาชิกในทีมพูดว่า "เราเคยคิดอะไรเมื่อเราเลือกเป้าหมายนี้"

รายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้กล่าวถึงห้าทางเลือกที่ทางทีมงานกล่าวถึงและเป็นเหตุผลสำคัญว่าทำไมหนึ่งคนเลือกเส้นทางที่มีอยู่อื่น ๆ

นาทีการประชุมที่มีประสิทธิภาพสำหรับการประชุมทางธุรกิจโดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องบันทึกการสนทนาทุกครั้ง

พวกเขายังไม่จำเป็นต้องและไม่ควรระบุว่าใครพูดอะไร นอกจากนี้ควรระบุว่าผู้เข้าร่วมทุกรายระบุรายละเอียดอย่างไร ในตัวอย่างที่ระบุผู้ที่จดบันทึกที่มีประสิทธิภาพสรุปการอภิปรายมากกว่าการเขียนลงทุกคำ

(ยอมรับว่ากฎนี้แตกต่างไปจากประเภทอื่น ๆ ของการประชุมในสถานการณ์เช่นการดำเนินการทางกฎหมายการพิจารณาคดีในศาลเป็นต้น)

นาทีเหล่านี้ต้องใช้บันทึกการสนทนาและแถลงการณ์อย่างถูกต้อง) การประชุมที่ทำงานไม่ได้

เวลาและวิธีการแบ่งปันรายงานการประชุม

ควรมีการเผยแพร่รายงานการประชุมให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ในตอนท้ายของการประชุม การทำเช่นนี้ผู้เข้าอบรมต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าถึงความมุ่งมั่นและกำหนดเวลา หากไม่สามารถทำได้ (ตัวอย่างเช่นผู้รับทราบต้องการทำความสะอาดข้อผิดพลาด) ผู้บันทึกจะต้องเผยแพร่รายงานการประชุมภายใน 24 ชั่วโมงหลังการประชุม

นาทีใช้เป็นคำเตือนของสมาชิกในทีมสัญญาที่ทำขึ้นในระหว่างการประชุม ช่วยให้ผู้เข้าอบรมสามารถโอนคำมั่นสัญญาการประชุมไปยังปฏิทินและทำรายการได้ เป็นการเตือนความจำของรายการใด ๆ ที่ต้องเข้าถึงผู้เข้าร่วมประชุมก่อนการประชุมครั้งต่อไป

(สิ่งนี้สามารถกำจัดปัญหาที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของการประชุมโดยทั่วไป - การส่งข้อมูลออกไปในที่ประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมใช้เวลาอ่านการประชุมมากกว่าที่จะมีปฏิสัมพันธ์) หลังจากที่ไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กับจุดนัดพบ สำหรับสิ่งอื่นคุณมีเครื่องมือเช่นอีเมลและ Yammer

คุณจะต้องอ่านรายงานการประชุมของคุณในช่วงเริ่มต้นของการประชุมครั้งถัดไปเพื่อให้ทุกคนสามารถตรวจสอบความถูกต้องและขั้นตอนต่อไปได้

นาทีการประชุมเป็นส่วนร่วมที่มีประสิทธิภาพในการประชุมที่ประสบความสำเร็จเมื่อมีการจัดทำและเผยแพร่รายงานการประชุมอย่างถูกต้องทันเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมมีบรรทัดฐานที่เข้มแข็งที่สนับสนุนความสำเร็จทางธุรกิจ

องค์กรต่างๆจัดการจับเวลาประชุมอย่างไร?

สำคัญต่อความสำเร็จของการประชุมผู้บันทึกหรือบันทึกบันทึกการประชุมสำหรับผู้เข้าร่วมประวัติและพนักงานที่ต้องการทราบว่าเกิดอะไรขึ้นในที่ประชุม โอกาสที่จะประสบความสำเร็จในการประชุมจะลดลง

พนักงานที่ใช้เวลาในการประชุมมักเป็นสมาชิกในทีมและจดบันทึกไว้ในขณะที่เข้าร่วมประชุม ในการประชุมที่มีการดำเนินการตามกฎหมายหรือที่เกี่ยวข้องกับรัฐบาลรวมถึงข้อกำหนดหรือข้อกำหนดเช่นการพิจารณาการประชุมคณะกรรมการ บริษัท หรือการเก็บสะสมบุคคลที่ไม่ได้เข้าร่วมประชุมต้องใช้เวลาอย่างเป็นทางการและมักบันทึกการดำเนินคดี

พนักงานที่บันทึกนาทีต้องมีหูเพื่อดูรายละเอียดเพื่อบันทึกอย่างถูกต้อง พนักงานจะต้องทำงานหลายที่อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเข้าร่วมการประชุมในขณะที่บันทึกนาที

ในการประชุมบางครั้งพนักงานคนเดียวกันจะใช้เวลาเป็นนาทีในการประชุมทุกครั้ง ในคนอื่น ๆ บทบาทของผู้ที่รับรายได้นาทีจะผ่านไปจากพนักงานถึงลูกจ้าง บทบาทของผู้รับทราบคือการสร้างความเป็นผู้นำการสื่อสารและทักษะการเป็นผู้นำในการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

อะไรคือข้อกำหนดของรายงานการประชุมหมายเหตุผู้ปกครอง?

ข้อกำหนดสำหรับผู้บันทึกหรือผู้รับทราบราย ได้แก่ :

บันทึกคำตัดสินความมุ่งมั่นและประเด็นการอภิปรายที่สำคัญในการประชุมได้อย่างถูกต้อง

• บันทึกรายการที่กระทำโดยสมาชิกที่ได้รับมอบหมายให้ทำพร้อมกับวันที่ครบกำหนดที่สมาชิกมุ่งมั่นที่จะทำ รายการดำเนินการมีชื่อที่แนบอยู่ แต่การสนทนาทั่วไปไม่ระบุว่าใครพูดถึงสิ่งที่อยู่ในที่ทำงานนอกสถานที่
• ทบทวนการตัดสินใจที่สำคัญและการมอบหมายหรือภาระผูกพันและกิจกรรมที่สมัครใจในตอนท้ายของการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถตรวจสอบและยอมรับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและข้อผูกพันก่อนออกจากการประชุม
• ผู้นำการประชุมอาจขอให้ผู้รับทราบบันทึกสรุปการอภิปรายเป็นระยะ ๆ ในระหว่างการประชุม
• ในการประชุมแบบต่อเนื่องผู้จดบันทึกจะใช้เวลาสักครู่เพื่อทบทวนรายงานการประชุมในตอนต้นของการประชุมครั้งต่อไป พนักงานที่เข้าร่วมสามารถเพิ่มหรือแก้ไขสิ่งที่ไม่เห็นด้วยในนาที
• การแจกจ่ายสำเนาของรายงานการประชุมภายใน 24 ชั่วโมงของการประชุมเป็นคำแนะนำมาตรฐานของผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมเป็นเวลาหลายปีขณะนี้เครื่องบันทึกมักใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เช่นแล็ปท็อปหรือ iPad ดังนั้นผู้บันทึกควรแจกจ่ายบันทึกการประชุมหลังจากที่ได้ทบทวนการสะกดไวยากรณ์และความคมชัดที่มักจะอยู่ในหรือภายในไม่กี่นาทีของการประชุม
• เครื่องบันทึกคือบทบาทที่การประชุมต้องมีเพื่อให้มั่นใจว่าผลการประชุมได้รับการสื่อสารและดำเนินการโดยผู้เข้าร่วมประชุม ผู้เข้าร่วมต้องพึ่งพาความทรงจำของผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ รับประกันได้นี่ไม่ใช่แผนการที่ดี

เอกสารประกอบการประชุมของผู้จัดทำบันทึกย่อจำเป็นสำหรับความสำเร็จของการประชุมเช่นเดียวกับเอกสารที่จำเป็นสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงาน

ที่เกี่ยวข้องกับรายงานการประชุม

Meet & Greet Meeting นักทำลายน้ำแข็งสำหรับอาหารกลางวัน

• พัฒนาบรรทัดฐานของกลุ่ม
• ตัวอย่างของกลุ่มตัวอย่าง