คุณรู้หรือไม่ว่าการกำกับโครงการมีลักษณะอย่างไร? หรือจะทำอย่างไรถ้าคุณกำลังทำงานในสภาพแวดล้อมที่ไม่มี? เริ่มต้นด้วยคำจำกัดความ
การกำกับดูแลกิจการ: คำจำกัดความ
'Governance' ในแง่การบริหารจัดการโครงการหมายถึงนโยบายกระบวนการมาตรฐานวิธีปฏิบัติและหลักเกณฑ์ที่กำหนดว่าโครงการดำเนินการควบคุมและดำเนินการในองค์กรของคุณอย่างไร
การปกครองสามารถทำได้อย่างกว้างขวางและ "หนักหน่วง" กับระบบราชการจำนวนมากหรือไม่มากนักและ "เบา" (ซึ่งอาจเป็นไปได้ว่าไม่มีประสิทธิภาพ)
ผู้จัดการควรให้ความสำคัญกับระดับของการกำกับดูแลด้านสิ่งแวดล้อมและวัฒนธรรมของตน ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายการกำกับดูแลของคุณเหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์เป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่ามีประสิทธิภาพ
การกำกับดูแลเริ่มจากด้านบน คณะกรรมการ บริษัท ควรให้ความสำคัญกับแนวคิดเรื่องธรรมาภิบาลและความโปร่งใสของโครงการควรได้รับการจัดการอย่างถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ทัศนคติและมาตรฐานที่คาดว่าจะกรองลงไปยังบอร์ดโครงการและผู้นำโครงการ (และทีมงานของโครงการที่มีอยู่)
เหตุใดเรื่องการกำกับดูแลโครงการ
ผู้สนับสนุนโครงการและผู้มีส่วนได้เสียรายอื่น ๆ ของคุณต้องการทราบว่าคุณกำลังใช้จ่ายงบประมาณโครงการอย่างถูกต้อง พวกเขาต้องการเห็นว่าคุณกำลังติดตามความก้าวหน้าโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและก้าวไปสู่การบริหารจัดการความเสี่ยงของโครงการตามที่จำเป็น
แต่เหตุผลในการบริหารจัดการที่ดีในโครงการก็ไปไกลกว่านั้น
การปกครองเป็นที่ต้องการของลูกค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาครัฐ
รัฐบาลและหน่วยงานกำกับดูแลขอให้ (และในบางกรณีบังคับใช้) มาตรฐานบางอย่างสำหรับโครงการบางโครงการ การปกครองไม่ได้เป็นเพียงประเด็นภายในเท่านั้น บริษัท หลายแห่งที่ดำเนินงานในตลาดที่มีการควบคุมจะต้องปฏิบัติตามคำแนะนำจากกฎหมายภายนอกเช่น Sarbanes-Oxley การกำกับดูแลโครงการถือเป็นส่วนเล็ก ๆ ของความสามารถในการพิสูจน์ว่า บริษัท ของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและอยู่ภายใต้คำแนะนำและกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้สำหรับอุตสาหกรรมของคุณ
การเพิ่มประสิทธิภาพในการลงทุน
- การบริหารจัดการโครงการยังช่วยให้คุณ:
- เพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนและติดตามการลงทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เพิ่มโอกาสในการซื้อโครงการ
- หลีกเลี่ยงสาเหตุที่ทำให้โครงการล้มเหลว
- สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- แนะนำ
- ลดความเสี่ยง
พัฒนาและกระตุ้นให้พนักงานในสภาพแวดล้อมที่มีโครงสร้าง
การจัดการโครงการแบบใดดูเหมือน
- ตอนนี้เรารู้แล้วว่าการกำกับโครงการคืออะไรสิ่งที่ทำ มีลักษณะเหมือนในโครงการหรือไม่? ต่อไปนี้เป็นประเภทของกิจกรรมที่แสดงให้เห็นถึงการกำกับดูแลในสภาพแวดล้อมของโครงการ:
- มีวงจรชีวิตการจัดการโครงการที่มีระเบียบวินัยซึ่งรวมถึงจุดที่กำหนดไว้สำหรับการอนุมัติประเด็นเหล่านี้คือประเด็นที่จะกล่าวถึงความเป็นไปได้ของโครงการและมีการตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่อไปหรือไม่
- โครงการมีกรณีธุรกิจที่ชัดเจนและกรณีธุรกิจมีข้อมูลเพียงพอที่จะทำให้ทีมผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง
- การตัดสินใจดังกล่าวมีการบันทึกและสื่อสารอย่างเพียงพอ
- คนที่ทำงานในโครงการได้กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ
- มีวัฒนธรรมของการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องซึ่งจะช่วยให้ทีมงานของโครงการสามารถปรับปรุงและอภิปรายเกี่ยวกับบทเรียนที่ได้เรียนรู้ในสภาพแวดล้อมที่ปราศจากข้อบกพร่อง
- มีกระบวนการและขั้นตอนต่างๆที่ทำให้ทีมงานโครงการสามารถทบทวนโครงการของตนและขอความช่วยเหลือเป็นอิสระได้หากจำเป็น
- ผู้มีส่วนได้เสียมีส่วนร่วมและเชื่อถือกระบวนการนี้
ทีมงานโครงการประกอบด้วยบุคคลที่มีประสบการณ์และมีคุณสมบัติในบทบาทที่เกี่ยวข้อง
การบริหารจัดการโครงการเชื่อมโยงกับโครงสร้างการกำกับดูแลในองค์กรโดยรวม หากคุณคิดว่าจุดมุ่งหมายหลักของการกำกับโครงการคือเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการมีการดำเนินการอย่างถูกต้องคุณจะเห็นได้ว่าการเชื่อมโยงกับการกำกับดูแลด้านการเงินในระดับองค์กรการบริหารความเสี่ยงขององค์กรและอื่น ๆ
การกำกับดูแลโครงการควรสอดคล้องกับกระบวนการขององค์กรในปัจจุบัน กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าสร้างกระบวนการจัดการด้านการเงินใหม่เมื่อคุณมีงานด้านการจัดการด้านอื่น ๆ อยู่แล้ว! ใช้สิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบันและปรับแต่งกระบวนการขององค์กรเพื่อให้เหมาะสมกับการใช้งานในโครงการ
5 ขอบเขตการโฟกัสสำหรับการกำกับดูแลกิจการ
เมื่อคุณเริ่มมองหาโครงการนี้คุณจะตระหนักว่าการบริหารจัดการโครงการเป็นที่แพร่หลายไปทั่วทุกองค์ประกอบของการจัดการโครงการ
- อย่างไรก็ตามมีประเด็นสำคัญบางประเด็นที่การกำกับดูแลมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ
- ระเบียบวิธีปฏิบัติและกระบวนการ: ช่วยให้งานของคุณทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือและยั่งยืน
- การจัดการความรู้: นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบทเรียนที่ได้เรียนรู้และสร้างความมั่นใจว่าองค์กรจะเรียนรู้จากประสบการณ์ของโครงการ การจัดการความรู้มีความสำคัญหากคุณต้องการหยุดทำผิดเดียวกันหลาย ๆ ครั้ง
- การจัดการโครงการ: เมื่อการจัดการโครงการของคุณเติบโตขึ้นความสามารถในการส่งมอบจะประสบความสำเร็จ
- ระดับซื้อระดับสูง: ความมุ่งมั่นในการบริหารจัดการโครงการจะเริ่มต้นที่ด้านบน หากคุณมีการสนับสนุนด้านการจัดการนี้จะลดลงทุกระดับของธุรกิจและวิธีการในการกำกับจะมีความยั่งยืนมากขึ้น
วัฒนธรรมสนับสนุน: วัฒนธรรมสนับสนุนไม่โทษจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมในการเจริญเติบโต วัฒนธรรมสนับสนุนที่นำโดยสำนักงานจัดการโครงการหรือผู้อำนวยการโครงการจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการบรรลุเป้าหมายและเป้าหมายของโครงการ
ต้องทำอย่างไรหากไม่มีผู้บริหารระดับสูง
ผู้จัดการโครงการหลาย ๆ โครงการในองค์กรขนาดเล็กพบว่าตัวเองกำลังดำเนินโครงการอยู่ในสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนและในกรณีที่มีการซื้อแนวคิดแนวคิดการจัดการโครงการ โครงสร้างองค์กรในสถานที่ที่จะฟีดออก
ในกรณีดังกล่าว - และไม่ใช่เฉพาะตัวขององค์กรขนาดเล็ก - คุณจะออกแบบโครงร่างการกำกับโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มต้น หากไม่มีแนวทางการกำกับโครงการที่คุณสามารถถอดชั้นวางและพอดีกับโครงการของคุณคุณจะต้องสร้างตัวเอง
ไม่ยากเท่าที่จะทำได้!
- สร้างเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีผู้สนับสนุนโครงการ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคณะกรรมการโครงการหรือกลุ่มควบคุมและจัดประชุมตามปกติที่คุณทำ และจัดทำรายงานการประชุม
- สร้างกระบวนการบริหารความเสี่ยง
- ตั้งกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง
- สร้างจุดในตารางงานโครงการของคุณซึ่งคุณจะตรวจสอบความเป็นไปได้ของโครงการเทียบกับเป้าหมายเดิมของธุรกิจ (สิ้นสุด ระยะของแต่ละขั้นตอนเป็นจุดธรรมชาติที่จะนำเช็คเหล่านี้)
ในท้ายที่สุดผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องรับผิดชอบในการดูแลให้มีการกำกับดูแลอย่างเพียงพอ แต่ผู้จัดการโครงการก็สามารถมีบทบาทในเรื่องนี้ได้
การกำกับดูแลอาจเป็นหนึ่งในหัวข้อที่แห้งกว่าในการจัดการโครงการ แต่เป็นเรื่องที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง เป็นวิธีที่ทีมผู้บริหารอาวุโสรู้ว่าคุณกำลังทำงานได้ดีและมั่นใจว่าโครงการดังกล่าวกำลังคลี่คลายตามที่ควร นอกจากนี้ยังมีการตรวจสอบและยอดคงเหลือที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการเพื่อให้ทราบว่าเงินนั้นมีการใช้จ่ายไปในทางที่เหมาะสมและสอดคล้องกับกรณีธุรกิจ