เป็นความคิดที่ดีที่นายจ้างจะต้องเก็บรักษาแฟ้มบุคลากรสำหรับพนักงานแต่ละคน เอกสารเกี่ยวกับประวัติการทำงานบันทึกการมีส่วนร่วมและผลสัมฤทธิ์ผลประกาศทางวินัยการส่งเสริมแผนการพัฒนาผลงานและอื่น ๆ อีกมากมายอยู่ในแฟ้มข้อมูลบุคลากร นายจ้างสมาร์ทเก็บแฟ้มบุคลากรไว้มากกว่าหนึ่งชุดด้วย
นายจ้างมีเหตุผลที่ดีที่จะเก็บไฟล์พนักงานไว้หลายฉบับ - บางส่วนถูกกฎหมายและบางส่วนสำหรับวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติงานที่ดีที่สุด
จำเป็นต้องใช้เอกสารเพื่อให้นายจ้างมีมุมมองที่ถูกต้องเกี่ยวกับประวัติการทำงานของลูกจ้าง เอกสารสนับสนุนการตัดสินใจของนายจ้างและอาจปกป้องนายจ้างในคดีที่รักษาไว้อย่างถูกต้อง
เนื้อหาของไฟล์บุคลากรจะให้ภาพรวมในอดีตเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานของพนักงาน พวกเขาสนับสนุนการตัดสินใจที่เกี่ยวกับพนักงานและอาชีพของเขา พวกเขาแสดงให้เห็นถึงเหตุผลของนายจ้างที่อยู่เบื้องหลังการจ้างงานการส่งเสริมการขายการโอนรางวัลและการรับรู้และการตัดสินใจยิง
แนวทางที่แตกต่างกันเกี่ยวกับประเภทไฟล์บุคลากรที่แตกต่างกัน
เนื่องจากมีการแนะนำไฟล์บุคลากรหลายประเภทกฎระเบียบและหลักเกณฑ์ต่าง ๆ จะสัมพันธ์กับแฟ้มบุคลากรแต่ละประเภท
- ไฟล์บุคลากรแต่ละประเภทมีเหตุผลแตกต่างกันไปสำหรับเนื้อหาที่มีอยู่และแตกต่างกันด้วยเหตุผลดังกล่าว
- ไฟล์บุคลากรแต่ละประเภทจะถูกจัดเก็บไว้แตกต่างกัน
- การเข้าถึงแฟ้มบุคลากรถูก จำกัด ไว้สำหรับพนักงานบางคนในองค์กรส่วนใหญ่ ประเภทไฟล์บุคลากรที่แตกต่างกันมีแนวทางการเข้าถึงที่แตกต่างกัน
- อนุญาตให้พนักงานเข้าถึงแฟ้มบุคลากรของตนได้ แต่นายจ้างส่วนใหญ่ตั้งหลักเกณฑ์สำหรับการเข้าถึงพนักงานโดยใช้นโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากรในคู่มือพนักงาน (หลายรัฐและเขตอำนาจศาลมีกฎแตกต่างกันดังนั้นโปรดติดตามข้อมูลล่าสุดของสถานที่ของคุณ)
องค์กรส่วนใหญ่ไม่อนุญาตให้ผู้จัดการของพนักงานเข้าถึงไฟล์บุคลากรโดยรวม พวกเขาคาดหวังว่าผู้จัดการจะเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้ในไฟล์พนักงานของตัวเองซึ่งไม่ใช่แฟ้มบุคลากรทางการ - แผนกทรัพยากรบุคคล เป็นเจ้าของ และ รับผิดชอบ ไฟล์พนักงานของพนักงาน
ไฟล์แนะนำบุคลากร
ต่อไปนี้คือประเภทของไฟล์บุคลากรที่แนะนำและสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับการทำงานกับไฟล์เหล่านี้
แฟ้มบุคลากรของพนักงาน
นี่คือเอกสารหลักที่นายจ้างเก็บรักษาไว้สำหรับพนักงานแต่ละคน แฟ้มบุคลากรจัดเก็บประวัติการทำงานของพนักงานแต่ละคน นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลพนักงาน
แฟ้มทางการแพทย์
เอกสารทางการแพทย์ของพนักงานมีข้อ จำกัด ทางกฎหมายอย่างร้ายแรงที่นายจ้างต้องรู้จักและรับฟังนี่คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับความลับและเนื้อหาของแฟ้มข้อมูลทางการแพทย์ของพนักงาน
การจ่ายเงินเดือน
การเข้าถึงพนักงานของไฟล์เงินเดือนของพนักงานมีข้อ จำกัด น้อยกว่าการเข้าถึงไฟล์ทางการแพทย์หรือบุคลากร ไฟล์เงินเดือนเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนการเลือกผลประโยชน์การเปลี่ยนแปลงอัตราค่าจ้างการตกแต่งและเอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ ที่มีผลต่อเงินเดือนของพนักงาน พนักงานบัญชีและทรัพยากรบุคคลต่างๆเข้าถึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเงินเดือน
แบบฟอร์มไฟล์ I-9 สำหรับพนักงาน
เนื่องจากสิทธิ์ในการเข้าถึงของหน่วยงานรัฐบาลต่างๆคุณควรปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดโดยการเก็บรักษาไฟล์แยกต่างหากสำหรับแบบฟอร์ม I-9 ของพนักงาน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดเก็บแบบฟอร์ม I-9
ภาพรวมของไฟล์บุคลากร
ต้องการรายละเอียดที่รวดเร็วและขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับไฟล์พนักงานของพนักงาน? ตรวจสอบที่นี่เพื่อดูภาพรวมของไฟล์พนักงานของพนักงาน
นโยบายการเข้าถึงไฟล์พนักงานสำหรับพนักงาน
คุณต้องการให้พนักงานแต่ละคนรู้ว่าอะไรอยู่ในแฟ้มบุคลากรของตน แต่คุณต้องควบคุมความสมบูรณ์ครบถ้วนและทั่วถึงของไฟล์ การรักษาความลับของพนักงานและนายจ้างและการเข้าถึงที่ จำกัด จะได้รับการรับรองโดยนโยบายการเข้าถึงไฟล์บุคลากร
สิ่งที่ไม่ควรรวมไว้ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน
กำลังมองหาแนวทางเกี่ยวกับเนื้อหาที่ไม่ควรรวมอยู่ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน นี่คือคำแนะนำที่ดีที่สุดของฉันเกี่ยวกับเนื้อหาที่คุณต้องการรักษาไว้ในที่ที่แยกต่างหากหรือเป็นทางการไม่เป็นที่ต้องการ การเก็บรักษาเอกสารที่ไม่จำเป็นและมีความเห็นอย่างหมดจดสามารถทำร้ายคุณได้
เอกสาร
คุณรู้หรือไม่ว่าเอกสารอะไรบ้าง? คำว่าเอกสารประกอบเป็นประจำในโลกของการจ้างงานและทรัพยากรบุคคล แต่ความหมายของเอกสารและเหตุผลที่คุณอาจต้องการบันทึกเหตุการณ์การจ้างงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งจะครอบคลุมอย่างละเอียดที่นี่ ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกประวัติและประสิทธิภาพของพนักงาน
นี่เป็นข้อมูลที่จำเป็นมากที่สุดเกี่ยวกับไฟล์พนักงานของพนักงาน คลิกถึงแต่ละหัวข้อเพื่อดูข้อมูลเชิงลึก
ข้อสงวนสิทธิ์: โปรดทราบว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในขณะที่มีสิทธิ์ไม่ได้รับประกันความถูกต้องและถูกต้องตามกฎหมาย โปรดขอความช่วยเหลือด้านกฎหมายหรือความช่วยเหลือจากรัฐบาลรัฐสหพันธรัฐหรือประเทศต่างๆเพื่อให้การตีความทางกฎหมายและการตัดสินใจของคุณถูกต้องสำหรับสถานที่ของคุณ ข้อมูลนี้เป็นเพียงแนวทางเท่านั้น