ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจวางแผนงานหรือวางแผนงานเก่งคุณอาจคุ้นเคยกับรายการตรวจสอบการวางแผนงานหรืออย่างน้อยก็ได้ยินว่ามีการอ้างถึงในระหว่างการวางแผนกิจกรรมหรือ การรวบรวมอุตสาหกรรม มีเหตุผลเกิดขึ้น รายการตรวจสอบการวางแผนงานเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของผู้วางแผนเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่าสำหรับการจัดการกิจกรรมของคุณได้สำเร็จ
หมายเหตุ: รายการตรวจสอบการวางแผนงานเป็นที่รู้จักกันว่าเป็นตารางเวลาทำงานหรือเส้นทางที่สำคัญ
การวางแผนงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผน แม้แต่ความคิดสร้างสรรค์ที่สร้างสรรค์ที่สุดจะล้มเหลวหากยังไม่ได้วางแผนและดำเนินการอย่างเหมาะสม นี่คือที่ที่มีรายการตรวจสอบเหตุการณ์เข้ามานี่เป็นคำแนะนำในการจัดระเบียบและในหรือล่วงหน้าของตารางเวลาเมื่อมีการเล่นกลจำนวนมากเกี่ยวกับความรับผิดชอบและรายละเอียดต่างๆในการวางแผนงานที่ประสบความสำเร็จ และมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อจัดการกิจกรรมหลายรายการ การลืมงานหนึ่งชิ้นเล็ก ๆ หรือล้มลงในช่วงเวลาหนึ่งอาจส่งผลต่อโดมิโนได้: ลักษณะอื่น ๆ ที่ดูเหมือนจะไม่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ของคุณจะเริ่มกระจุยทีละส่วน
ดังนั้นอย่าพึ่งพาหน่วยความจำโน้ตหรือข้อความสกปรกบนแผ่นรองเพื่อให้ธุรกิจวางแผนงานของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น เรียนรู้ที่จะรวบรวมรายการตรวจสอบการวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพและจะกลายเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดใหม่ของคุณ
ก่อนเริ่มต้น
ในการเริ่มต้นให้ล้างข้อมูลบางส่วนออกจากตารางเวลาของคุณเพื่อเน้นเหตุการณ์ที่คุณกำลังวางแผน
ต่อไปล้างใจของคุณ อย่างจริงจัง. ไม่มีเหลือบมองทางโทรศัพท์หรือตอบอีเมล คุณจำเป็นต้องวาดภาพเหตุการณ์นี้ตั้งแต่ต้นจนจบโดยไม่มีการหยุดชะงักหรือสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวเพื่อให้คุณสามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพทุกงานที่ต้องทำเสร็จ
เตรียมพร้อม
คิดถึงเหตุการณ์ที่คุณกำลังวางแผนและเขียนรายละเอียดทั้งหมดที่ได้รับการยืนยัน: ชื่อลูกค้าและข้อมูลการติดต่อวันที่จัดงานสถานที่จำนวนผู้เข้าร่วม ฯลฯ
ออกปฏิทินและระบุวันที่จัดงานในปฏิทินนี้ด้วยตัวอักษรตัวหนา รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ - รูปถ่ายของสถานที่รายชื่อผู้ให้บริการอาหารเพื่อติดต่อ - ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของงานนี้
ย้อนกลับไป
วิธีเริ่มต้นเขียนรายการตรวจสอบการวางแผนงานคือการทำงานย้อนกลับไปที่
ผู้เข้าร่วมกิจกรรมจะพบปะกับทุกๆสิ่งที่เกิดขึ้นพร้อมกันในหนึ่งวันหรือหลายวัน เหมือนการแสดงสดที่ปรากฏบนเวทีและดำเนินการอย่างสวยงาม นักวางแผนกิจกรรมจะดูกิจกรรมเป็นชุดกิจกรรมเล็ก ๆ ที่พอดีกันเช่นชิ้นส่วนของปริศนาที่จะมีผลในเหตุการณ์สุดท้าย ดังนั้นในฐานะผู้วางแผนเราจะเริ่มต้นตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งเป็นเวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนก่อนเหตุการณ์จริงเกิดขึ้น
เริ่มต้นตั้งแต่ต้น
เมื่อตัดสินใจเลือกที่จะเริ่มเขียนรายการตรวจสอบการวางแผนงานของคุณให้คิดถึงการวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับงานของคุณก่อนที่จะเลือกโทนสีและสั่งดอกไม้คุณต้องจัดการพื้นฐาน ตั้งแต่ทำสัญญากับการเจรจาต่อรองห้องพักทุกอย่างจะต้องมีการเขียนลงในรายการตรวจสอบของคุณไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก สิ่งสำคัญคือต้องดูแลงานใด ๆ ที่สามารถดำเนินการได้ล่วงหน้าเพื่อให้มีเวลามากขึ้นในกำหนดการของคุณสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำที่เกิดขึ้นใกล้กับวันที่จัดงาน
ตัวอย่างบางรายการที่จะรวมไว้ในรายการตรวจสอบการวางแผนงานของคุณ:
- ลงนามสัญญา (กับลูกค้าสถานที่ผู้ขาย ฯลฯ )
- การรักษาความปลอดภัยของโรงแรม
- จดหมายเชิญ
- เลือกเมนู
- พนักงานรอให้เช่า
- ยืนยันหมายเลขของ
- ยืนยันการตั้งค่าห้อง
- อนุญาตให้มีเวลาเพิ่ม
- เมื่อทุกรายการในรายการตรวจสอบกิจกรรมของคุณเพิ่มเวลาพิเศษ ถ้าวันที่ส่งคำเชิญไปยังวันที่ 15 มีนาคมให้ส่งรายการในรายการของคุณพร้อมคำเชิญให้พร้อมสำหรับการส่งจดหมายวันที่ 8 มีนาคมหนึ่งสัปดาห์ก่อน ที่ช่วยให้คุณมีเวลาพิเศษบางอย่างควรเบี้ยวกับคำเชิญหรือถ้าคุณอยู่หลังกำหนดการด้วยเหตุผลอื่น
- รวมการเตือนความจำในรายการตรวจสอบของคุณ
ไม่เพียงพอในการเขียน "เซ็นสัญญากับผู้ให้บริการอาหาร" ในรายการตรวจสอบของคุณและทำเครื่องหมายที่ช่องนี้เมื่อเสร็จสิ้น
คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการอาหารได้รับสำเนาสัญญาและได้ส่งสำเนาที่เซ็นชื่อให้คุณด้วย ดังนั้นสำหรับทุกรายการใหญ่ที่คุณเพิ่มในรายการตรวจสอบของคุณรวมถึงการแจ้งเตือน ตัวอย่างเช่น "ติดตามผลกับผู้ให้บริการรายใหม่: สัญญา เพิ่มคำเตือนในภายหลังว่า "ได้รับสัญญาจากผู้ให้บริการอาหาร" ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะรับมือกับงานและพิจารณาเรื่องนี้เมื่อเสร็จสิ้นการดำเนินการด้านเดียวเท่านั้น