การเขียนจดหมายและวัสดุสำหรับการเชิญอย่างเป็นทางการ

นักวางแผนเหตุการณ์และการประชุมคาดว่าจะมีส่วนร่วมหรือเขียนจดหมายเชิญชวนและเอกสารสำหรับการประชุมการเดินทางจูงใจและโปรแกรมอื่น ๆ ที่พวกเขาจัดระเบียบ ไม่จำเป็นต้องเป็นเหมือนงานที่ท่วมท้น แต่สิ่งสำคัญคือต้องทำตามขั้นตอนบางอย่างเพื่อปฏิบัติตามมารยาทในการเชิญที่เหมาะสมและหลีกเลี่ยงรายละเอียดสำคัญที่ขาดหายไปสำหรับแขกของคุณ

ต่อไปนี้เป็นวิธี:

1. สร้างธีมของกิจกรรม ก่อนที่จะเขียนจดหมายเชิญชวนและเอกสารที่เป็นทางการผู้วางแผนต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีธีมที่ล่อใจสำหรับโปรแกรม คำถามต่อไปนี้จะช่วยให้สามารถเริ่มต้นกระบวนการระดมความคิด: เป็นการประชุมสัมมนาการศึกษาหรือการเดินทางเพื่อจูงใจ? มันอยู่ที่ไหน? อะไรที่เป็นเอกลักษณ์เกี่ยวกับปลายทางหรือสถานที่นั้น? ช่วงเวลาที่หยาบสำหรับงานคืออะไร? อะไรคือเป้าหมายบางอย่างที่อยู่เบื้องหลังโครงการ? ทำไมผู้เข้าร่วมประชุมต้องการเข้าร่วม? คำถามเหล่านี้จะช่วยในการสร้างรูปแบบกิจกรรมที่ยอดเยี่ยม

2. สร้างคำเชิญทางอิเล็กทรอนิกส์ จดหมายเชิญชวนและเอกสารสำหรับเหตุการณ์สำคัญจำนวนมากได้ถูกย้ายไปยังระบบการลงทะเบียนออนไลน์เนื่องจากมีปริมาณงานสำคัญที่ต้องทำในระหว่างกระบวนการ RSVP: การสะกดชื่อข้อมูลการติดต่อความต้องการด้านโภชนาการการเข้าถึงคนพิการ, ความต้องการการขนส่ง, รายละเอียดของโปรแกรม, ข้อมูลกิจกรรมและอื่น ๆ หมายเหตุ: เหตุการณ์ที่ซับซ้อนน้อยลงอาจใช้เว็บเพจเดียวหรือรูปภาพการออกแบบกราฟิกที่ส่งทางอีเมลเพื่อถ่ายทอดรายละเอียดกิจกรรมและรายชื่อติดต่อ RSVP

3. สร้างคำเชิญพิมพ์ ขึ้นอยู่กับลักษณะของโปรแกรมหรือกิจกรรมของคุณมารยาทในการเชิญอาจแนะนำให้คุณเขียนจดหมายเชิญทางราชการและโน้ตเพื่อให้แขกของคุณรู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับการมีอยู่ของพวกเขาจริงๆ สิ่งนี้แตกต่างจากวัสดุของงาน แทนที่จะพิจารณาบัตรเชิญง่ายๆที่ให้ข้อมูลที่มีค่าแก่แขกของคุณรวมทั้งโฮสต์และชื่อหัวข้องานกิจกรรมวันที่และ / หรือเวลาและรายชื่อติดต่อ RSVP

4. การเขียนคำเชิญงานอย่างเป็นทางการ เป็นส่วนหนึ่งของคำเชิญทางอิเล็กทรอนิกส์คุณควรร่างข้อมูลระดับสูงเกี่ยวกับโปรแกรมและกิจกรรม ตัวอย่างเช่นถ้าเป็นการเดินทางแบบจูงใจหรือการประชุมแบบหลายวันคุณจะต้องการรวมหัวข้อต่อไปนี้: ปลายทางสถานที่หลักของโรงแรม / สถานที่จัดประชุมหัวข้อหลักลำโพง (รวมถึง BIOS) ตารางเวลากิจกรรมการขนส่งและรายละเอียด เกี่ยวกับการลงทะเบียน จดหมายเชิญและเอกสารควรมีเหตุผลให้ผู้เข้าร่วมประชุมและมีคำกระตุ้นการตัดสินใจเสมอ

5. มารยาทในการเชิญขึ้นต้นด้วยภาพรวมปลายทาง / สถานที่ เมื่อเขียนจดหมายเชิญและเอกสารอย่างเป็นทางการปลอดภัยเสมอที่จะถือว่าไม่มีใครมาถึงตำแหน่งที่คุณเป็นเจ้าของโปรแกรมนั่นหมายความว่าคุณควรเขียนภาพรวมคร่าวๆเกี่ยวกับจุดหมายปลายทางและ / หรือสถานที่ / สถานที่ / สถานที่จัดงาน หากคุณกำลังวางแผนกิจกรรมแบบหลายวันให้เก็บข้อมูลนี้ไว้ในระดับสูงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ต้องแน่ใจว่ามีข้อมูลเพียงพอที่จะให้ข้อมูลเชิงลึกแก่ผู้เข้าร่วมงานเกี่ยวกับสถานที่นี้และทำไมพวกเขาจึงควรใช้เวลาอยู่กับคุณ

6. มารยาทในการเชิญต้องกำหนดการจัดกิจกรรม หากคุณกำลังวางแผนจัดงานหลายวันเช่นโครงการสร้างแรงจูงใจเอกสารเชิญควรมีรายละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้แขกสามารถวางแผนเวลากับคุณได้อย่างเหมาะสม หมายความว่าคำเชิญของคุณควรระบุถึงวิธีการและเวลาในการมาถึงเมื่อพวกเขาคาดว่าจะเข้าร่วมเวลาในการประชุมทางธุรกิจและกิจกรรมต่างๆ (และทางเลือกของกิจกรรม) ข้อมูลเกี่ยวกับอาหารและข้อมูลการเดินทาง

7. มารยาทในการเชิญต้องมีคำอธิบายกิจกรรม เมื่อเขียนจดหมายเชิญและเอกสารอย่างเป็นทางการให้ภาพรวมของกิจกรรมต่างๆเพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถตรวจสอบสิ่งที่ตรงกับความสนใจได้ดีขึ้น โปรแกรมเล่นกอล์ฟของคุณเป็นวันที่เต็มวันหรือวันละครึ่งวันหรือไม่? "ชั้น" ของแม่น้ำแก่งที่ลอยอยู่คืออะไร? ระดับความสูงที่คุณเป็นเจ้าภาพจัดงานคืออะไรและโปรแกรมขี่จักรยานเสือภูเขาจะพาคุณไปที่ระดับไหน? ระยะเวลาในการวาดภาพและสิ่งที่พวกเขาจะเรียนรู้คืออะไร?

8. มารยาทในการเชิญต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับการขนส่งลอจิสติก การจองห้องพัก

   • การลงทะเบียนกิจกรรม
   • การจองห้องพัก
   • การรับส่งสนามบิน
   • หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการนี้ > รหัสชุด
   • สภาพอากาศ
   • ขั้นตอนการเช็คอิน
   • รายการที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
   • การติดต่อเจ้าหน้าที่เจ้าบ้าน

9. จัดทำวาระสุดท้าย สิ่งนี้จะดูแตกต่างจากเอกสารเชิญตอนต้น แต่ควรจัดเตรียมให้กับแขกที่ได้รับเชิญเมื่อมาถึงหรือก่อนเข้าร่วมกิจกรรม ควรรวมภาพรวมของชั่วโมงที่ผ่านไป (รวมทั้งการรวมกันเป็นชั่วโมง) ของสิ่งที่กำหนดเวลาและสถานที่ หากคุณมีแทร็กการศึกษาหลายรายการที่กำหนดไว้พร้อมกันมีประโยชน์ในการร่างเส้นเหล่านั้นในกลุ่มเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าหัวข้อใดบ้างที่ได้รับการกำหนดเวลาและสถานที่

10. สร้างจดหมายต้อนรับเหตุการณ์ นักวางแผนหลายคนต่อสู้กับข้อมูลที่ควรหรือไม่ควรใส่ในจดหมายต้อนรับ คำแนะนำที่ดีที่สุดคือการเก็บข้อความต้อนรับไว้อย่างเรียบง่ายและแจ้งให้แขกทราบว่าพวกเขายินดีและชื่นชม มารยาทในการเชิญชวนให้เห็นว่าหนังสือควรลงนามโดยเจ้าของอย่างเป็นทางการของงาน

    รายการเชิญงานที่ได้รับความสนใจมากที่สุดอย่างหนึ่งคือใบแจ้งการเดินทาง เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายต้อนรับและของขวัญที่มาถึงสิ่งสำคัญคือต้องแนบรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีที่แขกจะออกเดินทาง

11. สร้างเมนูบัตร ไม่ว่าคุณกำลังวางแผนรับประทานอาหารเช้ากลางวันหรือมื้อเย็นแขกผู้มาร่วมงานมักจะประทับใจกับบัตรเมนูที่ระบุหัวข้อเมนูสำหรับแต่ละมื้อ มันทำให้พวกเขามีบางอย่างที่จะพูดคุยเกี่ยวกับเมื่อการชุมนุมกับคนอื่น ๆ ที่โต๊ะของพวกเขาและช่วยให้พนักงานรอได้อย่างรวดเร็วได้รับเลือกเมนูจากผู้เข้าพักช่วยในการรักษาตารางเวลาในการติดตาม หมายเหตุ: หากคุณกำลังวางแผนที่จะมีความประหลาดใจเป็นพิเศษในระหว่างมื้ออาหารเช่นขนมตามความต้องการที่ไม่เหมือนใครคุณควรเก็บรายการเหล่านั้นออกจากการ์ดเมนูเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพพิเศษ

12. สร้างบัตรของขวัญของขวัญที่เพิ่มคุณค่า ไม่ว่าจะเป็นของขวัญที่มาถึงหรือของขวัญหมอนของขวัญมูลค่าเพิ่มทุกชิ้นควรมีการ์ดของขวัญไว้ เป็นโอกาสที่จะเสริมสร้างข้อความ "ขอบคุณ" และทำให้แขกรู้สึกพิเศษเป็นพิเศษ เป็นประโยชน์ที่จะรวมถ้อยคำและข้อความที่สะท้อนถึงธีมของเหตุการณ์ด้วยตัวเอง

13. สร้างประกาศการเดินทางแยกเฉพาะบุคคล

    ในวันก่อนที่จะออกเดินทางให้แจ้งไปยังห้องพักที่เตือนเมื่อพวกเขาออกเดินทางรวมทั้งหมายเลขเที่ยวบินและเวลาออกเดินทาง เป็นโอกาสที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดในนาทีสุดท้ายที่อาจมองข้ามระหว่างการจัดตารางเวลาของการขนส่ง

เคล็ดลับ:

1. ตรวจสอบว่าคุณมีนักออกแบบกราฟิกที่ยอดเยี่ยมและกระบวนการลงทะเบียนออนไลน์ ความท้าทายที่ยังคงมีอยู่ในปัจจุบันคือระบบการลงทะเบียนเหตุการณ์ออนไลน์ที่มีอยู่มากมาย แต่ก็ต้องใช้การปรับแต่งเป็นจำนวนมากหรือการใช้ระบบของบุคคลที่สามก็ยังคงถือว่าเป็นราคาที่น้อยมากสำหรับแต่ละคำเชิญ นั่นเป็นเหตุผลที่หลายคนวางแผนยังคงพึ่งพาเครื่องมือและทรัพยากรที่บ้าน
2. หาร้านขายเครื่องเขียนที่ดีเยี่ยม แม้ว่าองค์กรต่างๆจะมีการใช้รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นเรื่อย ๆ แต่ก็ยังไม่สามารถแทนที่ผลกระทบที่ได้รับจากหนังสือเชิญพิมพ์และวัสดุในการจัดงาน มองหาเครื่องเขียนที่จะชมธีมงานของคุณและเปลี่ยนรูปแบบกระดาษและขนาดต่างๆเพื่อสร้างความสนใจและละครมากขึ้น แขกของคุณจะสังเกตเห็นความพยายาม
3. สร้างเทมเพลตและทำซ้ำจากที่นั่น นักวางแผนควรสร้างตัวอักษรและเนื้อหาการเชิญเทมเพลตและอัปเดตเหตุการณ์ใหม่ ๆ จากเทมเพลตของโปรแกรมและเหตุการณ์ก่อน ๆ ควรเลือกและใช้สเตชันเนอร์กราฟิกข้อความ ฯลฯ ควรมีการปรับแต่งให้ใช้ในแต่ละครั้ง