7 วิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

การสื่อสารเป็นพื้นฐานของทุกความสัมพันธ์เดียวที่คุณมีในชีวิตส่วนตัวของคุณ มันไม่แตกต่างกันในธุรกิจ หากไม่มีการติดต่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพอาจเกิดความเข้าใจผิดปัญหาและความขัดแย้งระหว่างพนักงานลูกค้าและบุคคลอื่น ๆ ที่คุณติดต่อได้ การสื่อสารที่ไม่ดีอาจทำให้การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพเพิ่มผลผลิตและสภาพแวดล้อมการทำงานที่สนุกสนานได้แทบจะเป็นไปไม่ได้

เคล็ดลับด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณปรับแต่งทักษะการสื่อสารของคุณเพื่อให้คุณสามารถประหยัดเวลาลดความเครียดและเพิ่มประสิทธิผลยิ่งขึ้นโดยสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพในทุกๆการโต้ตอบที่คุณมีในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

1 จำกัด การรบกวนและฟัง

การฟังคือหัวใจสำคัญในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ แต่ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป วิธีหนึ่งในการเป็นผู้ฟังที่ดีขึ้นคือพยายาม จำกัด การรบกวนในระหว่างการสนทนาซึ่งทำให้ยากต่อการฟังและดูดซับสิ่งที่คนอื่นพูด นั่นอาจหมายถึงการปิดโปรแกรมรับส่งเมลปิดโทรศัพท์หรือปิดประตูไปที่ออฟฟิศของคุณ การทำสิ่งเล็ก ๆ เหล่านี้ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าบุคคลที่คุณพูดด้วยความสนใจอย่างเต็มที่

สิ่งสำคัญที่จะ จำกัด การรบกวนภายในคือสิ่งที่เกิดขึ้นในใจของคุณ เมื่อคุณมีหลายหัวข้อที่จะแก้ไขปัญหาในระหว่างการประชุมหรือการสนทนาที่วิ่งผ่านพวกเขาเพื่อให้แนวคิดทั้งหมดของคุณออกมาอาจเป็นเรื่องที่น่าสนใจ แต่สิ่งนี้ทำให้เกิดความสับสนและสามารถทำให้คนอื่นรู้สึกว่าการป้อนข้อมูลของเขาหรือเธอไม่สำคัญ

ช้าลงและจำไว้ว่าการสื่อสารเป็นถนนสองทาง สร้างการให้และใช้เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถพูดได้

2 ตอบสนอง

สิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้เมื่อเกิดความขัดแย้งขึ้นหรือมีคนร้องเรียนเกี่ยวกับธุรกิจผลิตภัณฑ์บริการ ฯลฯ โดยไม่สนใจ ในกรณีส่วนใหญ่การตอบกลับบางประเภทควรได้รับการเผยแพร่ออกไปในทันทีแม้ว่าจะเป็นเพียงคำแถลงสั้น ๆ ที่คุณจะมองเข้าไปในปัญหาก็ตาม

ถ้าคุณรอจนกว่าคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นก่อนที่จะติดต่อกับบุคคลที่ไม่พอใจพวกเขาอาจจะจบลงด้วยความไม่พอใจเพียงอย่างเดียว แต่ตอนนี้ก็โกรธ รักษาสายการติดต่อสื่อสารที่เปิดอยู่ในทุกสถานการณ์ด้วยการตอบสนองให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และทำให้ผู้คนที่ติดต่อคุณรู้สึกว่าปัญหาของพวกเขามีความสำคัญต่อคุณ

3 ถามคำถามที่ถูกต้อง

การสื่อสารเป็นจำนวนมากขึ้นอยู่กับการได้รับข้อมูลที่คุณต้องการและหลาย ๆ ครั้งนี้หมายความว่าคุณต้องถามคำถามที่ถูกต้อง มีเงื่อนงำเกี่ยวกับคำถามที่คุณควรถามในทุกๆส่วนของการสนทนาที่คุณมีอยู่ คุณจำเป็นต้องสามารถฟังและให้ความสำคัญกับข้อมูลเหล่านี้เพื่อหาว่าคำถามใดจะช่วยแก้ปัญหาข้อมูลที่คุณต้องการ

พิจารณากรณีของพนักงานที่ไม่ได้บรรลุเป้าหมายและโดยทั่วไปไม่พอใจในการทำงาน หากคุณไม่ได้ถามคำถามที่ถูกต้องคุณอาจจะไม่ได้ไปที่รากของปัญหาซึ่งอาจเป็นอะไรก็ได้จากปัญหาส่วนบุคคลไปจนถึงการท้าทาย

4 การประชุมส่วนใหญ่

การประชุมเป็นที่เลื่องลือในเรื่องของการเสียเวลาหากไม่ได้มีการวางแผนและจัดระเบียบอย่างดี หากคุณเป็นผู้จัดงานสิ่งแรกที่คุณควรทำเพื่อให้ความเคารพเวลาของทุกคนและทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะทำได้คือการกำหนดเวลาล่วงหน้า

จากนั้นใช้เวลาในการจัดทำวาระที่ชี้ประเด็นจุดเน้นและกำหนดโครงสร้างสำหรับการประชุม

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับการประชุมสมาร์ทอื่น ๆ ที่จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการประชุมของคุณมีประสิทธิผล:

• ยืนยันเวลาการประชุมในโซนเวลาที่เหมาะสมหนึ่งถึงสองวันก่อนการประชุม
• กำหนดผู้ดูแลการประชุมที่จัดการประชุมและทำให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนร่วมเข้าร่วมวาระการประชุม
• สนับสนุนการป้อนข้อมูลและคำถามจากทุกคนในที่ประชุม
• จดบันทึกหรือมอบหมายบุคคลอื่นให้จดบันทึกเพื่อรวบรวมรายละเอียดสำคัญของการประชุม

5 วิธีสื่อสารแบบผสมผสาน

การสื่อสารแบบตัวต่อตัวหรือการสื่อสารด้วยเสียงเป็นการดีสำหรับการขจัดความท้าทายในเวลาที่มักมากับอีเมล แต่ยังสามารถสร้างคำถามเพิ่มเติมและความสับสนได้หากทั้งสองฝ่ายไม่ได้อยู่ในหน้าเดียวกัน

แม้ว่าการสื่อสารส่วนใหญ่ของคุณจะเกิดขึ้นผ่านทางโทรศัพท์หรือในงานเครือข่ายคุณสามารถสร้างอีเมลสรุปที่ระบุถึงสิ่งที่ได้กล่าวถึงได้ว่าขั้นตอนถัดไปเป็นอย่างไรและใครเป็นผู้รับผิดชอบอะไร วิธีนี้อาจเป็นวิธีที่ดีในการรวมวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันเพื่อให้มีการสื่อสารที่ก้าวไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิภาพ (และไม่สับสน)

6 มุ่งเน้นไปที่การบริการลูกค้า

การบริการลูกค้าที่ดีขึ้นอยู่กับการสื่อสารสองทาง บ่อยครั้งเมื่อความขัดแย้งเกิดขึ้นกับลูกค้ากุญแจสำคัญในการแก้ปัญหาคือการสื่อสารเพื่อค้นหาปัญหาแล้วสื่อสารกันต่อไปจนกว่าจะมีการระบุวิธีแก้ปัญหา

วิธีหนึ่งในการรักษาความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้าของคุณคือการรักษาสายการสื่อสารแบบเปิด ซึ่งหมายถึงการขอข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นและความรู้สึกเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่คุณให้บริการ นี้สามารถทำได้เมื่อสิ้นสุดโครงการในระหว่างการสนทนาแบบวันต่อวันกับกลุ่มโฟกัสหรือผ่านการสำรวจอย่างเป็นทางการ

7 ใช้ความคิดเห็นที่คุณได้รับ

หากคุณติดต่อกับลูกค้าของคุณอยู่แล้วคุณอาจได้รับข้อเสนอแนะเป็นประจำแม้ว่าคุณจะไม่ขอร้องผ่านทางวิธีการอย่างเป็นทางการก็ตาม นี่อาจเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับธุรกิจผลิตภัณฑ์และบริการของคุณได้รับการรับรู้จากลูกค้าและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เพื่อให้มีประสิทธิภาพแม้ว่าคุณจะต้องใช้ข้อมูลนี้ในการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงกระบวนการของคุณ สร้างกระบวนการสำหรับรวบรวมข้อเสนอแนะที่คุณได้รับในที่เดียวจากนั้นจึงจัดสรรเวลาไว้ทุกๆสองหรือสองเดือนเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลและสร้างแผนการใช้และปรับปรุงการติดตาม

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอาจเป็นหนึ่งในทักษะที่สำคัญที่สุดที่คุณใช้ในธุรกิจของคุณหากทักษะการสื่อสารของคุณสามารถใช้การปรับแต่งบางอย่างใช้เวลาในการวิเคราะห์วิธีที่คุณสื่อสารและผลของการสื่อสารของคุณ จากนั้นมุ่งเน้นไปที่วิธีที่คุณสามารถปรับปรุงได้ตลอดเวลา คุณอาจจะประหลาดใจมากว่าการเปลี่ยนแปลงความสัมพันธ์ของคุณกับพนักงานลูกค้าและเพื่อนร่วมงานให้ดีขึ้นได้อย่างไร